Как да създадете excel файл. Споделете едновременно Excel файл

програма Microsoft Excel 2007 - една от двете най-популярни програми в пакета Microsoft Office. Най-популярният, разбира се, Майкрософт Уърд . Съвсем наскоро, повечето последна версияпрограмата беше Excel 2003, но сега се появиха и 2007, и 2010 Excel. Обмисли, как работа в excel 2007. Тази програма е предназначена за създаване на таблици, представяне на серии от числа във визуална форма с помощта на диаграми и графики. Също Програма на Microsoftпревъзходенизползвани за изчисления и задачи по математикас много различна сложност: от опростяване на рутинни математически операции до извършване на сложни изчисления. Най-важното е, че всичко това може да се направи съвсем просто и не са необходими специални познания.

Програмата Microsoft Excel работи с файлове. Всеки файл е вид книга, състояща се от листове, където всеки лист е таблица. В клетките на тези таблици можете да въвеждате различни данни: букви, обозначения, думи, цифри. Тези данни могат да се сортират, копират, преместват. Можете да извършвате и други операции с данни: текстови, логически, математически... Данните могат да бъдат представени и във визуална форма - с помощта на графики и диаграми.

Създайте Excel файл

Кликнете върху бутона Започнетев долния ляв ъгъл на компютъра изберете Всички програми, намирам Microsoft офис(ако го имате инсталиран), кликнете върху него, изберете Microsoft Office Excelи стартирайте с двойно щракване.

След това, за да създаване на excel файл, щракнете върху големия кръгъл бутон с квадратчета в горния ляв ъгъл. В прозореца, който се показва, изберете Запази като. Компютърът ще отвори нов прозорец със съдържанието на вашия компютър, в който ще изберете папка, в която да запазите вашия файл. В редица Име на файл, където името е по подразбиране книга 1, поставете курсора и напишете име за вашия бъдещ Excel файл. Не е необходимо да пишете разширението - то ще бъде поставено в името автоматично. В прозореца отдолу, където Тип файл, напусни Работна книга на Excel.

Докато работите върху файла, периодично го запазвайте, така че ако компютърът ви се срине или замръзне, работата ви няма да бъде загубена. За следващи записвания натиснете отново кръглия бутон и изберете

Структурата на Excel файла. Листове

Excel файл- вид книга, която се състои от листове. Можете да превключвате между листове, като щракнете върху съответния лист по-долу или върху стрелките Напреди обратновляво от разделите на листа (в долната част на работния прозорец на програмата). В една книга може да има много листове, те дори може да не се виждат изобщо и тогава можете да превключвате между тях само с помощта на стрелки.

всеки Excel лист- отделна маса. Иконата вдясно от разделите на листа ви позволява да вмъквате нови листове. Листовете също могат да се преименуват, изтриват, преместват. За да направите това, или щракнете с десния бутон върху името на листа. и изберете желаната операция в прозореца или в менюто У домаизберете елементите: Insert - Вмъкване на лист, Delete - Изтриване на лист, Format - Преименуване на лист, Format - Преместване или копиране на лист. Можете също да пренаредите листове, като плъзнете раздела на листа надясно или наляво.

Сега, след като научихте как да създавате Excel файлове, Помислете за работа с таблици и клеткив тази програма.

Можете да получите по-подробна информация в секциите „Всички курсове“ и „Помощни програми“, които са достъпни през горното меню на сайта. В тези раздели статиите са групирани по теми в блокове, съдържащи най-подробната (доколкото е възможно) информация по различни теми.

Споделянето в Microsoft Excel дава възможност на множество потребители да работят върху един и същи файл наведнъж. Десет до двадесет души на различни компютри едновременно въвеждат някакви данни в един документ. Където се намира определена информация, работят определени формули.

„Основният потребител“ има възможност да проследява дейностите на работната група, да добавя / премахва членове, да редактира противоречиви промени. Как да настроите сътрудничество в Excel.

Характеристики на работа със споделен файл

Не всички задачи могат да се изпълняват в споделена работна книга на Excel.

Създаване на Excel таблици.
Създавайте, променяйте или преглеждайте сценарии.
Изтриване на листове.
Обединяване или разделяне на клетки.
Работа с XML данни (импортиране, добавяне, актуализиране, изтриване и др.).

Изход: деактивиране общ достъп– изпълнете забранена задача – разрешете отново достъпа.

Споделянето ограничава редица други задачи за участниците:

неприемливо	Наистина ли
Вмъкване или изтриване на група клетки	Добавете ред или колона
Добавяне или промяна на условни формати	Работа със съществуващи формати
Активирайте или променете инструмента за проверка на данни	Работете със съществуващи настройки за сканиране
Създавайте или редактирайте диаграми, обобщени отчети	Работете със съществуващи диаграми и осеви таблици
Вмъкнете или редактирайте чертежи и графики	Вижте наличните чертежи и графики
Вмъкване или промяна на хипервръзки	Следвайте съществуващи хипервръзки
Задайте, редактирайте или изтрийте пароли	Съществуващите пароли работят
Поставете или премахнете защитата на листове и книги	Съществуващата защита работи
Групови, структурни данни; вмъкнете поднива	Работа със съществуващи групи, структури и поднива
Записвайте, променяйте или преглеждайте макроси	Изпълнете съществуващи макроси, които не са свързани с неналични задачи
Промяна или изтриване на формули за масиви	Използвайте съществуващите формули
Добавете нова информация към формуляра за данни	Търсене на информация под формата на данни

Как да споделя Excel файл?

Първо определяме коя книга ще „отворим“ за редактиране от няколко участници наведнъж. Създайте нов файл и го попълнете с информация. Или отворете съществуващ.

Отидете в раздела "Преглед". Диалогов прозорец за достъп до книга.
Контрол на достъпа до файлове – редактиране. Поставете отметка в квадратчето до „Разрешаване на няколко потребители да променят файла едновременно“.
Отидете до инструмента за подробности, за да настроите опции за редактиране за много потребители.
Натискаме OK. Ако споделяме нова книга, избираме заглавие за нея. Ако споделянето е предназначено за съществуващ файл, щракнете върху OK.
Отворете менюто на Microsoft Office. Изберете командата "Запиши като". Избираме файловия формат за запазване, който ще "отиде" на всички потребителски компютри.
Изберете място за запазване мрежов ресурс/ мрежова папка, която желаещите участници ще отворят. Кликнете върху „Запазване“.

внимание! Не можете да използвате уеб сървър, за да запазите споделен файл.

Раздел Данни. "Връзки".
Редактиране на връзки / Редактиране на връзки. Ако няма такъв бутон, в листа няма свързани файлове.
Отидете в раздела „Състояние“, за да проверите съществуващите връзки. Бутонът OK показва, че връзките работят.

Отваряне на споделена книга

Отворете менюто на Microsoft Office.
Кликнете върху "Отвори".
Изберете обща книга.
Когато книгата е отворена, щракнете върху бутона Microsoft Office. Отидете в раздела „Опции на Excel“ (в долната част на менюто).
„Общи“ – „Лични настройки“ – „Потребителско име“. Въведете идентификационна информация (име, псевдоним).

Всичко. Можете да редактирате информация, да въвеждате нова информация. Спестете след работа.

Случва се, когато отворите работна книга на Excel със споделяне на файлове, да се появи записът „Файлът е заключен“. Запазването е неуспешно. Следващият път, когато го отворите, се оказва, че споделянето е забранено. Възможни причини за проблема:

Една и съща част от документа се редактира от няколко потребители. Например, те въвеждат различни данни в една клетка. Получава се запушване.
Докато използвате споделен файл, се поддържа регистър на промените (кой е влязъл, кога, какво е направил). Книгата расте. Започва да се "проваля".
Премахна един от потребителите, но досега не му е казано за това. Тогава блокирането може да се появи само на неговия компютър.

Какво може да се направи, ако споделянето на файлове е блокирано:

Изчистете или изтрийте регистъра на промените.
Почистете съдържанието на файла.
Отменете и след това активирайте отново споделянето.
Отворете xls работна книга в OpenOffice. И отново го запазете в xls.

Забелязва се, че записът „Файлът е заключен“ се появява по-рядко в най-новите версии Excel.

Как да изтриете потребител

В раздела "Рецензия" отворете менюто "Достъп до книгата".
В секцията „Редактиране“ виждаме списък с потребители.
Изберете име и щракнете върху Премахване.

Уверете се, че потребителите са готови с файла, преди да го изтриете.

Как да изключите режима на споделяне в Excel

Раздел "Преглед" - "Корекции" - "Открояване на корекции".
Задайте опциите "Корекции". Във времето - "всичко". Квадратчетата за отметка срещу „Потребител“ и „В диапазона“ не са отметнати. Напротив, „направете промени в отделен лист“ си заслужава. Натиснете OK.
Отваря се регистърът на промените. Може и да се спаси.

За да изключите споделянето Excel файл, в раздела „Преглед“, щракнете върху „Достъп до книгата“ и премахнете отметката от квадратчето до „Разрешаване на няколко потребители да променят файла“.

В списъка трябва да остане само един потребител - вие.

Здравейте приятели. Днес ще ви кажа как да създадете Excel файл, да отворите съществуващ, да го запишете и затворите.

Всяка работна книга на Excel се съхранява в отделен файл. Ето защо е много важно да можете да обработвате правилно файловете. Тук ще опиша няколко начина за извършване на действия с документи. Съветвам ви да опитате всеки и да изберете кой е най-удобен или може би ще използвате много от тях.

Всички изчисления в този блог са от Microsoft Office 2013. Ако използвате различна версия, някои команди и прозорци може да изглеждат малко по-различно, но общото им значение се запазва. Ако не сте намерили описаните инструменти във вашата версия на програмата, попитайте в коментарите или чрез формата за обратна връзка. Определено ще отговоря на вашите въпроси.

Създаване на Excel документ

Ако програма Excelоще не си отворил, щракнете върху иконата на MS Excel на работния плот или в менюто Започнете. След зареждане на Excel ще се появи стартов прозорец с избор на шаблони. За да създадете нов документ, щракнете върху един от тях или изберете Празна книга.

Стартов прозорец на Excel

Ако MS Excel вече работи, за създаване на:

Натиснете клавишната комбинация Ctrl+N. След щракване веднага ще бъде създадена нова работна книга
Изпълнете команда за лентаФайл - Създаване. Изпълнението му ще доведе до отваряне на началния прозорец, където можете да създадете файл от шаблон или празна книга.

Как да отворите екселски документ

Ако Excel вече не работиза да отворите създадения файл, намерете го в Windows Explorer и щракнете двукратно върху него. Ще се стартира MS Excel и документът, който сте избрали, веднага ще се отвори.

Ако програмата вече работи, има няколко начина да отворите работна книга:

Ако изберете местоположението Компютър - Преглед в прозореца Отвори, ще се отвори прозорец на Explorer, където можете да изберете филтъра за отваряния файл, както и метода на отваряне:

Отворете– отваря избрания Excel файл за редактиране
Отворено за четене- отваря файла без възможност за редактиране
Отворете като копие- създава дубликат на документа и го отваря с възможност за редактиране
Отворете в браузъра– ако се поддържа, отваря работната книга в интернет браузър
Отворете в защитен изглед- отваря документа с помощта на защитен изглед
Отворете и възстановете– програмата ще се опита да възстанови и отвори файл, който е бил затворен необичайно без запис

Отваряне на файл от диск

Запазване на Excel документ

Въпреки че Microsoft Excel има добри инструментиавтоматично запазване и възстановяване на данни, препоръчвам ви да си създадете навика да запазвате работната си книга от време на време, дори ако не сте приключили работата по нея. Най-малкото ще се чувствате по-уверени, че резултатите от работата ви няма да бъдат загубени.

Използвайте клавишната комбинация Ctrl+S
Използвайте клавишната комбинация Shift+F12 или F12 (за да запазите документа под ново име)
Щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп
Изпълнете командата на лентата File - Save или File - Save As (ако искате да запазите книгата като нов документ)

Ако записвате вашата работна книга за първи път, някоя от тези команди ще отвори прозореца Запиши като, където можете да изберете местоположението за запис, типа на файла и името на файла. За да направите това, щракнете върху бутона Преглед.

Ако сте запазили документа преди, програмата просто ще запази файла върху последната запазена версия.

Как да затворите работна книга на Excel

Когато приключите с файла, най-добре е да го затворите, за да освободите системна памет. Можете да го направите по следните начини:

Кликнете върху кръста(x) в горния десен ъгъл на прозореца на програмата
Изпълни командаФайл - Затвори
Кликнете два пъти върху иконатасистемно меню в горния ляв ъгъл на прозореца
Икона на системното меню на Excel
Използвайте клавишните комбинации Ctrl + W или Alt + F4

Ако има незапазени промени във файла в момента на затваряне, програмата ще попита какво трябва да се направи:

Запазване- запазете всички промени и затворете документа
Не запазвай– затворете работната книга без запис
Отказ- не затваряйте файла
Затваряне на работна книга на Excel

Това са всички начини за работа с Excel файлове. И в следващата публикация ще ви покажа как да настроите автоматично запазване за вашата работна книга. Ще се видим!

Като част от първия материал Excel 2010 за начинаещи ще се запознаем с основите на това приложение и неговия интерфейс, ще научим как да създаваме електронни таблици, както и да въвеждаме, редактираме и форматираме данни в тях.

Съдържание

Въведение
Интерфейс и управление
Въвеждане и редактиране на данни
Форматиране на данни
Формат на клетъчни данни
Заключение

Въведение

Мисля, че няма да сгреша, ако кажа, че най-популярното приложение, включено в пакета Microsoft Office, е тестовият редактор (процесор) на Word. Има обаче друга програма, без която всеки офис работник рядко прави. Microsoft Excel (Excel) се отнася до софтуерни продукти, наречени електронни таблици. С помощта на Excel, във визуална форма, можете да изчислявате и автоматизирате изчисленията на почти всичко, от вашия личен месечен бюджет до сложни математически и икономико-статистически изчисления, съдържащи големи количества масиви от данни.

Един от Основни функцииелектронни таблици е възможността за автоматично преизчисляване на стойността на всички желани клетки, когато съдържанието на една от тях се промени. За визуализиране на получените данни, на базата на групи от клетки, можете да създавате различни видове диаграми, обобщени таблици и карти. В същото време електронните таблици, създадени в Excel, могат да се вмъкват в други документи, както и да се записват в отделен файл за по-късна употреба или редактиране.

Наричането на Excel просто „електронна таблица“ би било донякъде неправилно, тъй като тази програма има огромни възможности и по отношение на своята функционалност и набор от задачи това приложение може би може да надмине дори Word. Ето защо, като част от поредицата материали на Excel за начинаещи, ще се запознаем само с основните характеристики на тази програма.

Сега, след края на уводната част, е време да се заемем с работата. В първата част на цикъла, за по-добро усвояване на материала, като пример, ще създадем редовна таблица, отразяваща разходите на личния бюджет за шест месеца от този тип:

Но преди да започнем създаването му, нека първо да разгледаме основните елементи на интерфейса и контролите на Excel, както и да поговорим за някои от основните концепции на тази програма.

Интерфейс и управление

Ако вече сте запознати с редактора на Word, разбирането на интерфейса на Excel не е трудно. В крайна сметка се основава на същото Панделка, но само с различен набор от раздели, групи и команди. В същото време, за да се разшири работната зона, някои групи от раздели се показват само когато е необходимо. Можете също така да свиете изцяло лентата, като щракнете двукратно върху активния раздел с левия бутон на мишката или като натиснете клавишната комбинация Ctrl + F1. Връщането му на екрана се извършва по същия начин.

Струва си да се отбележи, че в Excel за една и съща команда може да има няколко начина да я извикате наведнъж: чрез лентата, от контекстното меню или с помощта на комбинация от горещи клавиши. Познаването и използването на последното може значително да ускори работата в програмата.

Контекстното меню е чувствително към контекста, т.е. съдържанието му зависи от това какво прави потребителят в момента. Контекстното меню се извиква чрез натискане на десния бутон на мишката върху почти всеки обект в MS Excel. Това спестява време, тъй като показва най-често използваните команди за избрания обект.

Въпреки такова разнообразие от контроли, разработчиците отидоха по-далеч и предоставиха на потребителите в Excel 2010 възможността да правят промени във вградените раздели и дори да създават свои собствени с тези групи и команди, които се използват най-често. За да направите това, щракнете с десния бутон върху произволен раздел и изберете Персонализиране на лентата.

В прозореца, който се отваря, в менюто вдясно изберете желания раздел и щракнете върху бутона Създаване на разделили За създаване на група, а в лявото меню желаната команда, след което щракнете върху бутона Добавете. В същия прозорец можете да преименувате съществуващи раздели и да ги изтриете. Има бутон за отмяна на грешни действия. Нулиране, който връща настройките на разделите към първоначалните.

Също така могат да се добавят най-често използваните команди Лента с инструменти за бърз достъпразположен в горния ляв ъгъл на прозореца на програмата.

Можете да направите това, като щракнете върху бутона Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп, където е достатъчно да изберете желаната команда от списъка и ако необходимата не е в него, щракнете върху елемента Други команди.

Въвеждане и редактиране на данни

Файловете, създадени в Excel, се наричат работни книги и имат разширение "xls" или "xlsx". От своя страна работната книга се състои от няколко работни листа. Всеки работен лист е отделна електронна таблица, която при необходимост може да бъде свързана помежду си. Активната работна книга е тази, с която работите в момента, например тази, в която въвеждате данни.

След стартиране на приложението автоматично се създава нова книга с име "Book1". По подразбиране работната книга се състои от три работни листа, наречени „Лист1“ до „Лист3“.

Работното поле на Excel листа е разделено на множество правоъгълни клетки. Клетките, обединени хоризонтално, съставляват редове, а обединените вертикално съставляват колони. За да може да изучава голямо количество данни, всеки работен лист на програмата има 1 048 576 реда, номерирани с цифри и 16 384 колони, маркирани с букви от латинската азбука.

Така всяка клетка е пресечната точка на различните колони и редове на листа, образувайки свой собствен уникален адрес, състоящ се от буквата на колоната и номера на реда, към който принадлежи. Например името на първата клетка е A1, защото е в пресечната точка на колона "A" и ред "1".

Ако приложението е активирано Лента с формули, който се намира непосредствено отдолу Панделка, след това вляво от него е Поле за име, което показва името на текущата клетка. Тук винаги можете да въведете името на желаната клетка, за бърз преход към нея. Тази функция е особено полезна в големи документи, съдържащи хиляди редове и колони.

Също така, за да видите различни области на листа, лентите за превъртане са разположени отдолу и отдясно. Можете също да навигирате в работното пространство на Excel с помощта на клавишите със стрелки.

За да започнете да въвеждате данни в желаната клетка, тя трябва да бъде избрана. За да отидете до желаната клетка, щракнете върху нея с левия бутон на мишката, след което тя ще бъде заобиколена от черна рамка, така нареченият индикатор за активна клетка. Сега просто започнете да пишете на клавиатурата и цялата информация, която въвеждате, ще се появи в избраната клетка.

Когато въвеждате данни в клетка, можете да използвате и лентата с формули. За да направите това, изберете желаната клетка, след което щракнете върху полето на лентата с формули и започнете да пишете. В този случай въведената информация ще се покаже автоматично в избраната клетка.

След като завършите въвеждането на данни, натиснете:

Клавишът "Enter" - следващата активна клетка ще бъде клетката по-долу.
Клавишът "Tab" - клетката отдясно ще стане следващата активна клетка.
Кликнете върху която и да е друга клетка и тя ще стане активна.

За да промените или изтриете съдържанието на която и да е клетка, щракнете двукратно върху нея с левия бутон на мишката. Преместете мигащия курсор на желаното място, за да направите необходимите редакции. Подобно на много други приложения, клавишите със стрелки, "Del" и "Backspace" се използват за изтриване и извършване на корекции. Ако желаете, всички необходими редакции могат да бъдат направени в лентата с формули.

Количеството данни, които ще въвеждате в клетка, не е ограничено до видимата й част. Тоест клетките на работното поле на програмата могат да съдържат както едно число, така и няколко абзаца текст. Всяка клетка на Excel може да съдържа до 32 767 цифрови или текстови знака.

Форматиране на клетъчни данни

След като въведете имената на редовете и колоните, получаваме таблица със следния вид:

Както може да се види от нашия пример, няколко имена на разходни позиции „излязоха“ извън границите на клетката и ако съседната клетка (клетки) също съдържа някаква информация, тогава въведеният текст се припокрива частично от нея и става невидим. А самата маса изглежда доста грозна и непрезентабилна. В същото време, ако отпечатате такъв документ, сегашната ситуация ще продължи - ще бъде доста трудно да се разглоби в такава таблица какво е какво, както можете да видите сами от фигурата по-долу.

За да направите документ с електронна таблица по-спретнат и по-красив, често трябва да промените размера на редовете и колоните, шрифта на съдържанието на клетката, нейния фон, подравняването на текста, да добавите граници и др.

Първо, нека подредим лявата колона. Преместете курсора на мишката до границата на колони "A" и "B" в реда, където се показват имената им. Когато промените курсора на мишката на характерен символ с две различно насочени стрелки, натиснете и задръжте левия клавиш, плъзнете появилата се пунктирана линияв желаната посока, за да разширите колоната, докато всички имена се поберат в една клетка.

Същите действия могат да се извършват и с низ. Това е един от най-лесните начини за преоразмеряване на височината и ширината на клетките.

Ако трябва да зададете точните размери на редове и колони, след това в раздела У домав група клеткиИзбери предмет формат. В менюто, което се отваря, с помощта на командите Височина на редаи Ширина на колонатаможете да зададете тези параметри ръчно.

Много често е необходимо да промените параметрите на страз от няколко клетки и дори цяла колона или ред. За да изберете цяла колона или ред, щракнете съответно върху името й в горната част или върху номера й вляво.

За да изберете група от съседни клетки, оградете ги с курсора, задръжте левия бутон на мишката. Ако е необходимо да изберете разпръснати полета на таблицата, след това натиснете и задръжте клавиша "Ctrl", след което щракнете върху необходимите клетки с мишката.

След като вече знаете как да изберете и форматирате няколко клетки наведнъж, нека центрираме месеците в нашата таблица. В раздела има различни команди за подравняване на съдържание в клетки У домав група с говорещо име подравняване. В същото време за клетка от таблица това действие може да се извърши както спрямо хоризонталната посока, така и спрямо вертикалата.

Оградете клетките с имената на месеците в заглавката на таблицата и щракнете върху бутона Подравнете центъра.

В група Шрифтраздел У домаМожете да промените вида на шрифта, размера, цвета и стила: получер, курсив, подчертан и т.н. Има и бутони за промяна на границите на клетките и цвета на запълването им. Всички тези функции ще ни бъдат полезни за допълнителна промяна на външния вид на таблицата.

И така, като начало, нека увеличим шрифта на колоните и имената на колоните на нашата таблица до 12 пункта и също така да го направим получер.

Сега изберете първо горния ред на таблицата и го задайте на черен фон, а след това в лявата колона на клетки от A2 до A6 - тъмно синьо. Можете да направите това с помощта на бутона Цвят на запълване.

Със сигурност сте забелязали, че цветът на текста в горния ред се е слял с цвета на фона, а имената в лявата колона не се четат добре. Нека поправим това, като променим цвета на шрифта с бутона Цвят на текстана бяло.

Също така с помощта на вече познатата команда Цвят на запълванепридадохме на фона на редовете с четни и нечетни числа различен син нюанс.

За да не се сливат клетките, нека да им определим граници. Дефинирането на границите се извършва само за избраната област на документа и може да се направи както за една клетка, така и за цялата таблица. В нашия случай изберете цялата таблица, след което щракнете върху стрелката до бутона Други границивсички в една и съща група Шрифт.

Менюто, което се отваря, показва списък с бързи команди, с които можете да изберете да показвате желаните граници на избраната област: долна, горна, лява, дясна, външна, всички и т.н. Той също така съдържа команди за ръчно рисуване на граници. В най-долната част на списъка е Други границикоето ви позволява да зададете по-подробно необходимите параметри на границите на клетките, които ще използваме.

В прозореца, който се отваря, първо изберете вида на границата (в нашия случай тънка плътна), след това нейния цвят (ще изберем бяло, тъй като фонът на таблицата е тъмен) и накрая онези граници, които трябва да бъдат показани (ние избрахме вътрешни).

В резултат на това се използва набор от команди само от една група Шрифтние трансформирахме грозния външен вид на масата в напълно представителен и сега, знаейки как работят, вие ще можете да измислите свои собствени уникални стилове за дизайн на електронни таблици.

Формат на клетъчни данни

Сега, за да завършим нашата таблица, е необходимо да форматираме правилно данните, които въвеждаме там. Спомнете си, че в нашия случай това са парични разходи.

Можете да въвеждате различни типове данни във всяка от клетките на електронната таблица: текст, числа и дори графични изображения. Ето защо в Excel има такова нещо като "клетъчен формат на данни", който служи за коректна обработка на въведената от вас информация.

Първоначално всички клетки имат Общ формат, което им позволява да съдържат както текстови, така и числови данни. Но имате право да промените това и да изберете: числови, парични, финансови, процентни, дробни, експоненциални и формати. Освен това има формати за дата, час, пощенски кодове, телефонни номера и номера на персонала.

За клетките в нашата таблица, съдържащи имената на нейните редове и колони, общият формат (който е зададен по подразбиране) е доста подходящ, тъй като те съдържат текстови данни. Но за клетки, в които се въвеждат бюджетни разходи, паричният формат е по-подходящ.

Изберете клетките в таблицата, съдържащи информация за месечните разходи. На лентата в раздел У домав група Номерщракнете върху стрелката до полето Числен формат, след което ще се отвори меню със списък на основните налични формати. Можете да изберете елемент Паричниточно тук, но за по-пълен преглед ще изберем най-долния ред Други числови формати.

В прозореца, който се отваря, в лявата колона ще се покажат имената на всички числови формати, включително допълнителни, а в центъра - различни настройки за тяхното показване.

Като изберете валутния формат, в горната част на прозореца можете да видите как ще изглежда стойността в клетките на таблицата. Точно под моно задайте броя на десетичните знаци за показване. Така че стотинките не претрупват полетата на таблицата, задаваме стойността тук на нула. След това можете да изберете валутата и да покажете отрицателни числа.

Сега нашата тренировъчна маса най-накрая е завършена:

Между другото, всички манипулации, които направихме с таблицата по-горе, тоест форматирането на клетките и техните данни, могат да бъдат извършени с помощта на контекстното меню, като щракнете с десния бутон върху избраната област и изберете Формат на клетка. В прозореца, който се отваря със същото име, има раздели за всички операции, които разгледахме: Номер, подравняване, Шрифт, Границатаи запълвам.

Сега, в края на работата в програмата, можете да запазите или резултата. Всички тези команди са в раздела Файл.

Заключение

Вероятно много от вас ще се запитат: „Защо да създавате такъв вид таблица в Excel, когато всичко това може да се направи в Word с помощта на готови шаблони? Така е, само за извършване на всякакви математически операции върху клетки в текстов редакторневъзможен. Почти винаги въвеждате информацията в клетките сами, а таблицата е просто визуално представяне на данните. Да, и обемните таблици в Word не са много удобни за правене.

В Excel е обратното, таблиците могат да бъдат произволно големи и стойностите на клетките могат да бъдат въведени ръчно или автоматично изчислени с помощта на формули. Тоест тук таблицата действа не само като визуална помощ, но и като мощен изчислителен и аналитичен инструмент. Освен това клетките могат да бъдат свързани не само в рамките на една таблица, но и да съдържат стойности, получени от други таблици, разположени на различни листове и дори в различни книги.

Как да направите таблица "умна" ще научите в следващата част, в която ще се запознаем с основните изчислителни възможности на Excel, правилата за конструиране на математически формули, функции и много други.

Можете да използвате Object Linking and Embedding (OLE), за да включите съдържание от други програми, като Word или Excel.

OLE се поддържа от много различни програми и OLE се използва, за да направи съдържанието, създадено в една програма, достъпно в друга програма. Например, можете да вмъкнете документ на Office Word в работна книга на Office Excel. За да видите какви видове съдържание могат да бъдат вмъкнати, в групата текстраздел ПоставетеНатисни бутона предмет. В полето Тип обектпоказват се само програмите, инсталирани на вашия компютър, които поддържат OLE обекти.

Разбиране на свързани и вградени обекти

Когато копирате данни между Excel или която и да е програма с активиран OLE, като Word, можете да копирате данните като свързан обект или вграден обект. Основните разлики между свързаните и вградените обекти са къде се съхраняват данните и как обектът ще бъде актуализиран, след като го поставите в целевия файл. Вградените обекти се съхраняват в работната книга, в която са вмъкнати, и не се актуализират. Свързаните обекти се записват като отделни файлове и могат да се актуализират.

Свързани и вградени обекти в документ

1. Вграденият обект няма връзка с изходния файл.

2. свързаният обект е свързан към изходния файл.

3. Изходният файл актуализира свързания обект.

Кога да използвате свързани обекти

Ако искате информацията в целевия файл да се актуализира, когато данните в изходния файл се променят, използвайте свързани обекти.

Когато използвате свързан обект, оригиналните данни се съхраняват в оригиналния файл. Полученият файл извежда изглед на свързани данни, който съхранява само оригиналните данни (и размера на обекта, ако обектът е диаграма на Excel). Изходният файл трябва да е достъпен на вашия компютър или в мрежата, за да бъде свързан с изходните данни.

Свързаните данни могат да се актуализират автоматично, когато изходните данни в изходния файл се променят. Например, ако изберете абзац в документ на Word и след това го поставите като свързан обект в работна книга на Excel, когато промените данните в документа на Word, можете да актуализирате данните в Excel.

Използване на вградени обекти

Ако не искате да актуализирате копираните данни, когато изходният файл се промени, използвайте вграден обект. Версия програмен кодизцяло включени в книгата. Ако копирате данните като вграден обект, полученият файл изисква повече дисково пространство, отколкото когато свържете данните.

Когато потребител отвори файл на друг компютър, той може да види вградения обект без достъп до оригиналните данни. Тъй като вграденият обект няма връзки към изходния файл, обектът не се актуализира, когато изходните данни се променят. За да редактирате вграден обект, щракнете двукратно върху обекта, за да го отворите и редактирайте в изходната програма. Оригиналната програма (или друга програма, която поддържа редактиране на обекти) трябва да бъде инсталирана на вашия компютър.

Променете начина, по който се показва OLE обект

Можете да покажете свързан обект или вграден обект в работна книга, както се появява в изходната програма или като икона. Ако книгата ще се разглежда онлайн и не планирате да я отпечатате, можете да покажете обекта като икона. Това намалява размера на пространството за показване, заето от обекта. За да видите в кои искате да покажете подробностите, щракнете двукратно върху иконата.

Вграждане на обект върху лист

Поставете връзка към файл

Забележка:

Създайте обект в Excel

Вграждане на обект върху лист

Поставете връзка към файл

Понякога просто трябва да добавите препратка към обект, вместо да го вграждате. Можете да направите това, ако работната книга и елементът, който искате да добавите, се съхраняват на сайт на SharePoint, споделено мрежово устройство или някое подобно постоянно местоположение. Това е полезно, ако свързаният обект се промени, тъй като връзката винаги ще отваря най-новата му версия.

Забележка:Ако свързаният файл бъде преместен, връзката няма да работи.

Създайте обект в Excel

Можете да създадете обект с друга програма, без да излизате от книгата. Например, ако искате да добавите още Подробно описаниев диаграма или таблица, можете да създадете вграден документ в Excel, като Word или PowerPoint. Можете да вмъкнете обекта директно в листа или можете да добавите икона, за да отворите файла.

Свързване и вграждане на съдържание от друга програма чрез OLE

Можете да свържете или вградите съдържание или съдържание от друга програма.

Вграждане на съдържание от друга програма

Свързване или вграждане на частично съдържание от друга програма

Променете начина, по който се показва OLE обект

предметТип обект(например, Документен обект) и изберете команда преобразувам.

За да се покаже съдържание, премахнете отметката Показване като икона .

За да се покаже иконата, поставете отметка в квадратчето като икона. Освен това можете да промените изображението или етикета на иконата по подразбиране. За да направите това, щракнете върху бутона промяна на иконатаи след това изберете желаната икона от списъка икониили въведете етикет в полето заглавка .

Управление на актуализации на свързани обекти

Можете да настроите връзките към други програми да се актуализират по следните начини: автоматично, когато отворите целевия файл; ръчно, ако искате да прегледате предишните данни, преди да актуализирате с новите данни от изходния файл; или, ако искате актуализация, независимо дали са активирани автоматични или ръчни актуализации.

Инсталирането на актуализация ръчно се свързва с друга програма

Настройте автоматична актуализация на връзката за друга програма

Проблеми: Не могат да се актуализират автоматичните връзки в работен лист

Параметър автоматичноможе да бъде заменено с командата актуализиране на връзки в други документи Excel.

Доставя автоматична актуализацияавтоматични връзки към OLE обекти:

Актуализирайте връзката към друга програма

Редактиране на съдържание от OLE програма

В Excel можете да редактирате съдържание, свързано или вградено от друга програма.

Модифициране на свързан обект в програмата източник

Модифициране на вграден обект в изходната програма

Щракнете двукратно върху вграден обект, за да го отворите.

Направете необходимите промени в обекта.

Ако редактирате обект на място в отворена програма, щракнете някъде извън обекта, за да се върнете към целевия файл.

Ако модифицирате вграден обект в изходна програма в отделен прозорец, излезте от изходната програма, за да се върнете към целевия файл.

Забележка:Щракването с два пъти върху някои вградени обекти, като видео и звукови клипове, възпроизвежда обекта, вместо да отваря програмата. За да редактирате един от тези вградени обекти, щракнете с десния бутон върху иконата или обекта, изберете предметТип обект(например, обект клип мултимедия) и натиснете бутона промяна.

Модифициране на вграден обект в програма, различна от програмата източник

Изберете вградения обект, който искате да промените.

Щракнете с десния бутон върху икона или обект, задръжте курсора на мишката върху предметТип обект(например, Документен обект) и изберете команда преобразувам.

Извършете едно от следните действия.

За да конвертирате вграден обект в типа, посочен в списъка, щракнете върху бутона преобразувам в.

За да отворите вграден обект като типа, който сте посочили в списъка, без да променяте типа на вградения обект, щракнете върху бутона активирате.

Избиране на OLE обект с помощта на клавиатурата

Натиснете CTRL+G, за да отворите диалоговия прозорец Отивам .

Щракнете върху бутона подчертайте, Изберете предмет обекти, след което щракнете върху бутона Добре.

Натискайте клавиша Tab, докато изберете обекта, който искате.

Натиснете SHIFT+F10.

Задръжте курсора на мишката върху обект или графикаи изберете команда промяна.

Въпрос: Двукратното щракване върху свързан или вграден обект ми дава съобщение „не мога да редактирам“

Това съобщение се появява, ако изходният файл или изходната програма не могат да бъдат отворени.

Уверете се, че изходната програма е наличнаАко оригиналната програма не е инсталирана на вашия компютър, конвертирайте обекта във файловия формат, инсталиран за програмата.

Уверете се, че паметта пасваУверете се, че имате достатъчно памет за стартиране на оригиналната програма. Затворете други програми, ако е необходимо, за да освободите памет.

Затворете всички диалогови прозорциАко оригиналната програма работи, уверете се, че не е отворена диалогови прозорци. Превключете към оригиналната програма и затворете всички отворени диалогови прозорци.

Затваряне на изходния файлАко изходният файл е свързан обект, уверете се, че не е отворен от друг потребител.

Уверете се, че оригиналното име на файла не е промененоАко изходният файл, който искате да промените, е свързан, уверете се, че има същото име като при създаването на връзката и че не е преместван. Изберете свързания обект и след това в " връзки"в раздел" данни"команда за щракване" промяна на връзките", за да видите името на оригиналния файл. Ако оригиналният файл е бил преименуван или преместен, използвайте бутона промяна на източникав диалоговия прозорец промяна на връзкитеза да намерите оригиналния файл и да свържете отново връзката.

Допълнителна информация

Винаги можете да зададете въпрос на техническата общност на Excel, да поискате помощ в общността на отговорите или да предложите нова функция или подобрение на уебсайта

След стартиране на програмата Excel се отваря прозорец с празна работна книга. По подразбиране на документа се дава име - книга1(Книга 1). Новото име се задава от потребителя.

Ориз. 13.8. Област на задачите Създаване на книга

Документът може да бъде създаден по следните начини:

изберете от менюто Файл(Файл) команда Създавайте(ново). В прозореца на задачите Създаване на книга(Нова работна книга) щракнете върху необходимата хипервръзка (фиг. 13.8). Връзките в прозореца на задачите ви позволяват да използвате празна книга, шаблони на вашия компютър, шаблони на уебсайтове, за да създадете книга. Ако запишете работна книга като шаблон, можете да създадете нова работна книга със същото форматиране и стилове, като отворите този шаблон. (Използването на шаблон при създаване на документ е разгледано в Глава 9);
Натисни бутона Създавайте(Нова) Стандартна лента с инструменти. Бутонът се намира в левия край на панела и ви позволява да създадете нов документ въз основа на шаблона Normal. Бутонът е дублиран с ключове CTRL + t (CTRL+N).

По подразбиране шаблонът на книгата се нарича Book.xlt. (Целта на шаблона е обсъдена в Глава 9, в раздела „Използване на шаблон при създаване на документ.“) Шаблоните могат да се създават както за книги, така и за отделни листове. За листове шаблонът по подразбиране е Sheet.xlt. За да промените външния вид на работната книга на Excel по подразбиране, която се отваря, променете новата работна книга и я запишете като Book.xlt в директорията Xlstart.

Запазване на нова персонализация на лентата с инструменти

Използването на ленти с инструменти в прозорците на програмата на Office 2003 беше обсъдено в Глава 2, в раздела "Ленти с инструменти". Обърнете внимание, че персонализираните размери на няколко ленти с инструменти и тяхното местоположение на екрана могат да бъдат запазени за по-късна работа, което ще ви спести необходимостта да коригирате отново следващия път, когато стартирате Microsoft Excel. След като коригирате размера на лентите с инструменти и тяхната позиция на екрана, излезте от Excel. Намерете файла Excel.xlb и променете името му, за да запазите същото разширение .xlb. За да използвате отново запазените настройки, отворете преименувания файл с настройки на лентата с инструменти с командата Отворете(Отвори) в менюто Файл(файл).

Създаване на Excel документ

Ако все още не сте отворили Excel, щракнете върху иконата на MS Excel на работния плот или в менюто Започнете. След зареждане на Excel ще се появи начален прозорец с . За да създадете нов документ, щракнете върху един от тях или изберете Празна книга.

Стартов прозорец на Excel

Ако MS Excel вече работи, за създаване на:

Натиснете клавишната комбинация Ctrl+N. След щракване веднага ще бъде създадена нова работна книга
Изпълнете команда за лентаФайл - Създаване. Изпълнението му ще доведе до отваряне на началния прозорец, където можете да създадете файл от шаблон или празна книга.

Как да отворите екселски документ

Ако програмата вече работи, има няколко начина да отворите работна книга:

Ако изберете местоположение в прозореца Отвори Компютър - Преглед, ще се отвори прозорец на Explorer, където можете да изберете филтъра на файла, който да отворите, както и метода на отваряне:

Отворете– отваря избрания Excel файл за редактиране
Отворено за четене- отваря файла без възможност за редактиране
Отворете като копие- създава дубликат на документа и го отваря с възможност за редактиране
Отворете в браузъра– ако се поддържа, отваря работната книга в интернет браузър
Отворете в защитен изглед- отваря документа с помощта на защитен изглед
Отворете и възстановете– програмата ще се опита да възстанови и отвори файл, който е бил затворен необичайно без запис

Запазване на Excel документ

Въпреки че Microsoft Excel има добри инструменти за автоматично запазване и възстановяване на данни, препоръчвам ви да си създадете навика да записвате работната си книга от време на време, дори ако не сте приключили работата по нея. Най-малкото ще се чувствате по-уверени, че резултатите от работата ви няма да бъдат загубени.

Използвайте клавишната комбинация Ctrl+S
Използвайте клавишната комбинация Shift+F12 или F12 (за да запишете документа под ново име)
Щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп
Изпълнете команда за лента Файл - Запазване, или Файл - Запиши като(ако искате да запазите книгата като нов документ)

Прозорец Запиши като

Ако сте запазили документа преди, програмата просто ще запази файла върху последната запазена версия.

Как да затворите работна книга на Excel

Ако има незапазени промени във файла в момента на затваряне, програмата ще попита какво трябва да се направи:

Това са всички начини за работа с Excel файлове. И в следващата публикация ще разгледам как работи вашата работна книга. Ще се видим!

Редица потребители, които работят в тясно сътрудничество с таблици на Excel, може да се наложи да създадат таблица на Excel на компютър, който няма инсталиран Microsoft Office (и следователно няма Microsoft Excel). проблем? Въобще не! Популярните онлайн услуги ще ви помогнат да създадете тази таблица, което ви позволява лесно да създадете електронна таблица в Excel онлайн. В тази статия ще ви кажа как да стартирате Excel онлайн, какви услуги ще ни помогнат с това и как да работим с тях.

Специфика на услугите с вграден Excel

В мрежата има няколко популярни мрежови услуги, които ви позволяват не само да отворите файл на Excel онлайн, но и да създадете нова електронна таблица на Excel, да я редактирате и след това да я запишете на вашия компютър. Обикновено те имат функционалност, доста подобна на MS Excel, и работата с тях няма да създаде никакви проблеми за потребители, които преди това са се занимавали със стационарния редактор на MS Excel.

За да се регистрирате в такива платформи, можете да използвате данните за вход и паролата на потребителския акаунт в в социалните мрежи(например във Facebook), или да преминете през стандартната процедура за регистрация чрез електронна поща.

Използвайте функционалността на Excel

Обичам да работя с документи, електронни таблици и да създавам презентации онлайн, без да инсталирам много програми на компютъра си, затова създадох селекция от най-добрите услуги - и.

Нека да преминем към списъка с услуги, които ви позволяват да създавате електронни таблици на Excel в Интернет онлайн. Някои от тях работят доста активно с облачни услуги, поради което могат да копират създадените от потребителя таблици там и оттам потребителят може да изтегли създадената от него таблица на своя компютър.

Office.Live - програма за създаване и редактиране на електронни таблици

Тази услуга на Microsoft ви дава възможност за достъп до функциите на MS Office онлайн и е напълно безплатно. По-специално, можете да използвате функционалността на мрежовия редактор на електронни таблици MS Excel, който ви позволява да създавате, редактирате и запазвате таблици онлайн в популярни формати на този редактор (, xml и други).

За да работите с редактора, отидете на посочения ресурс https://office.live.com/start/Excel.aspx.
Изберете „Вход с акаунт в Microsoft“.
И създавайте сметка(или използвайте идентификационните данни на акаунта си в Skype).
След това ще бъдете отведени до екрана с основни шаблони за създаване на електронна таблица в Excel. Кликнете върху "Нова книга" и ще влезете в режим на създаване и редактиране на вашата електронна таблица.
За да запазите резултата, кликнете върху раздела "Файл" - "Запазване като" - "Изтегляне на копие".

Google Sheets – позволява ви да добавяте графики и диаграми към Excel

Google Документи е мрежа онлайн услугаот Google с богати функции, включително ви позволява да работите с excel, да преглеждате подходящи файлови формати (XLS, XLSX, ODS, CSV), да създавате графики и диаграми и т.н. За да работите с тази услуга, трябва да имате акаунт в Google, но ако нямате такъв, предлагам ви да създадете такъв.

За да се възползвате от Google Документи, отидете на този ресурс https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ и въведете данните за своя акаунт в Google.
За да създадете нов документ, щракнете върху "Празно" (правоъгълник със зелен знак плюс) и ще влезете в режим за създаване на електронна таблица на Excel.
Интерфейсът на услугата е на английски, но за потребители, които преди това са се занимавали с Excel, работата с Google Документи няма да създаде проблеми.
За да запазите създадената от вас таблица на вашия компютър, щракнете върху „Файл“ - „Изтегляне като“ и изберете удобен формат за запазване на файла (например xlsx).

ZOHO Sheet - софтуер за електронни таблици

Услуга с поддръжка на руски език, която има цялата необходима функционалност за създаване на електронни таблици в Excel. Услугата може да прави почти всичко, което правят нейните конкуренти - работи с повечето Excel формати, поддържа съвместно редактиране на документ от няколко потребители, позволява ви да създавате графики и диаграми и т.н.

https://www.zoho.com/docs/sheet.html
Щракнете върху бутона „СЪЗДАВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦА“ (може да имате нужда от данните за вашия акаунт в Google) и ще влезете в режим на създаване на електронна таблица.
Можете да запазите резултата, като кликнете върху "Файл" - "Експортиране като" и изберете файловия формат, който ви е удобен (обикновено това е "MS Excel книга").

EtherCalc - Отваря .xlsx, .xlsm и .xls файлове

Сред предимствата на тази услуга бих отбелязал възможността за работа с таблици на Excel без регистрация, поддръжка за паралелно редактиране на една таблица от няколко потребители, удобна функционалност, както и много други предимства, които ви позволяват да работите с таблици на Excel онлайн на руски.

За да работите с тази услуга, отидете на https://ethercalc.org/.
Кликнете върху бутона „Създаване на електронна таблица“.
Ще влезете в режим на редактиране и ще можете да създадете таблицата, от която се нуждаете.
За да запазите окончателния документ, щракнете върху изображението с дискета отляво, изберете формата за запазване и изтеглете таблицата на вашия компютър.

Работен прозорец на услугата "EtherCalc".

Yandex.Disk - лесна работа с Excel онлайн

Домашната компания Yandex зарадва потребителя с възможността да създава и редактира онлайн документ на Excel с помощта на специална услуга на Yandex.Disk. По отношение на функционалността си тази услуга е копие на Office Online (първата от мрежовите услуги, които описах), докато според потребителските отзиви тази услуга от Yandex понякога има проблеми при работата на големи формули, възникват грешки, услугата не работи добре с Excel файлове, създадени в MS Excel до 2007 г.

За да работите с тази услуга, отидете на нея https://disk.yandex.ua/client/disk (може да се наложи да се регистрирате в Yandex).
Кликнете върху бутона "Създаване" - "Таблица".
Ще влезете в режим за създаване и редактиране на таблица.

Заключение

За да работите с Excel онлайн, трябва да използвате онлайн услугиИзброих по-горе. Всички те са безплатни, поддържат (с няколко изключения) интерфейс на руски език и са почти толкова функционални, колкото стационарната версия на MS Excel. Ако читателят спешно трябваше да създаде електронна таблица в Excel, но нямаше компютър с инсталиран MS Office под ръка, тогава си струва да използвате функционалността на мрежовите инструменти, описани по-горе, което ви позволява ефективно да решавате тази и подобни задачи.