Изтеглете създадения документ. Безплатни офис програми за Windows

Разнообразен набор от приложения за работа с текстови файлове (Word), електронни таблици (Excel), презентации (PowerPoint), поща (Outlook), бележки (OneNote) и други видове документи. Първо Версия на Microsoft Office беше пуснат преди 27 години, но благодарение на непрекъснатото развитие, този продукт все още е един от най-търсените продукти на пазара.

Програмите от пакета Microsoft Office съчетават мощна функционалност и лекота на използване. Следователно те са чудесни за създаване и редактиране на офис документи с всякаква сложност. Освен това те са интегрирани с облачните услуги на Microsoft, така че да имате достъп до файлове на всяко устройство и да работите съвместно върху споделени документи с други хора.

Microsoft Office надхвърля основната функционалност. Например, за удобна работа с текст, Word има вграден преводач и функция за разпознаване на реч, която отпечатва думи, продиктувани от потребителя. И OneNote може да разпознава текст в картини.

2. iWork

Платформи: macOS, iOS, уеб.
Цена: безплатно.

Маркови офис пакет Apple, който всеки потребител на Mac може да изтегли безплатно. Почти толкова добри, колкото техните колеги от Microsoft, Pages, Numbers и Keynote ви позволяват да създавате документи, електронни таблици и презентации, докато редактирате с колеги в macOS, iOS или в браузъра.

Цена: безплатно или от 1000 рубли на година.

Този популярен дигитален бележник е чудесен инструмент за управление на голяма колекция от текст, изображения и гласови бележки. Evernote предлага система за маркиране, която можете да използвате за маркиране на добавени записи. За по-голямо удобство етикетите могат да бъдат групирани и вложени един в друг. Този уникален подход улеснява структурирането на стотици и дори хиляди бележки и, ако е необходимо, бързо намиране на тези, от които се нуждаете.

Поддържа синхронизация между устройства и ви позволява да работите без връзка с мрежата.

4. Искра

Цена: безплатно.

Никоя офис работа не може да се представи без взаимодействие с пощата. Spark ще ви помогне да сортирате запушванията на входящите кутии и да отговаряте на писма от колеги възможно най-бързо. Благодарение на добре обмислен интерфейс, автоматично сортиране на писма, интелигентно търсене и много други полезни функции, работата ви с пощата ще се превърне в истинско удоволствие.

Цена: безплатно.

Офис служителите често трябва да се справят с PDF документи. В такива ситуации е важно да имате под ръка удобен PDF преглед. И още по-добре - програма, с която можете не само да разглеждате документи, но и да ги коментирате. Foxit Reader е добър кандидат за тази позиция. Управлява се бързо и лесно. С него можете да четете PDF файлове, да правите бележки в текста и да оставяте вашите коментари на страниците.

Платформи: macOS, iOS, watchOS.
Цена: 3790 рубли.

Потокът от ежедневни задачи е напълно невъзможен за задържане в ума и следователно фиксирането на идеи и планирането на нещата е ключът към успеха в работата. За разлика от Todoist, Things е щателно създаден с внимание към всеки детайл от интерфейса и дизайна, така че подреждането на всички ваши дела да е бързо и удобно. Изповядвайки философия, приложението помага за организиране на работни проекти, структуриране и планиране на задачи. Всичко, което трябва да направите, е да ги завършите.

Платформи: Windows, macOS.
Цена: безплатно или $25.

Ако прекалено често се разсейвате от неподходящи сайтове и програми по време на работа, Cold Turkey Blocker ще ви помогне. Това приложение блокира всички разсейвания за зададеното от вас време. До изтичане на срока на валидност няма да можете да отваряте сайтовете и програмите, включени в списъка. Cold Turkey Blocker може да активира автоматично блокиране според дефиниран от потребителя график.

Платформи: macOS, iOS.
Цена: 2290 рубли.

MindNode е полезен за всеки, който работи със сложни проекти, и ще ви позволи да визуализирате развитието на една идея в краен продукт. С това приложение можете да обмисляте, да създавате всякакви сложности и бързо да ги споделяте с колеги и да експортирате задачи към Things, OmniFocus и други приложения или услуги.

Платформи: Windows, Android, iOS, уеб.
Цена: Безплатно или от $3,33 на месец.

Тази малка помощна програма синхронизира вашия компютър с вашия смартфон, таблет или други джаджи. Достатъчно е да инсталирате Pushbullet клиенти на всички устройства и да ги свържете към споделен акаунт. След това можете да виждате всички мобилни известия на компютъра си и да прехвърляте бележки, връзки и малки файлове между джаджи.

Ако твоят мобилно устройствоработи на Android, можете също да изпращате и получавате SMS и месинджър съобщения директно от вашия компютър. Освен това Pushbullet интегрира клипбордове различни устройства: Всеки текст, копиран на смартфон или таблет, може веднага да бъде поставен в текстово поле на компютър и обратно.

10. Мечка

Платформи: macOS, iOS.
Цена: безплатно или 949 рубли на година.

Прост и лек аналог на Evernote, който може да се използва за запис на идеи, код и като цяло всякакви текстове. Bear има мощна система за маркиране с подтагове, лесно търсене и поддържа опростено маркиране на Markdown, както и експортиране на завършен текст в различни формати, включително HTML, PDF и DOCX. А приложението може да се похвали с кратък интерфейс и красиви дизайнерски теми за всеки вкус.

Платформи: macOS, iOS, watchOS.
Цена: 379 рубли.

Техниката Pomodoro е добре известна със своята ефективност и се използва широко. За лавина от рутинни и не много офис задачи, пасва идеално. С таймера FocusList можете не само да следите работните периоди и почивките, но и да видите колко време отнемат определени задачи. А това от своя страна ще помогне да се анализира работният процес и да се отлага по-малко.

12. f.lux

Платформи: Windows, macOS, Linux.
Цена: безплатно.

През работния ден осветлението в офиса се променя. Но температурата на цветовете на вашия работен дисплей е винаги една и съща както при естествена дневна, така и при вечерна светлина. Тази разлика може да накара екрана да изглежда твърде ярък и да умори очите ви бързо. Програмата f.lux автоматично настройва цветовете на дисплея, за да отговарят на условията на осветление. Подобна функция е вградена в Windows 10, но f.lux е по-персонализирана и ви осигурява най-добрия комфорт за очите.

13. Залепете

Платформи: macOS.
Цена: 749 рубли.

Малка помощна програма, Paste, значително разширява възможностите на клипборда, което е просто безценно при работа с различни документи и електронни таблици. Приложението ще запомни копирания текст, файлове и връзки, отваряйки удобен достъп до историята на клипборда. В настройките можете да регулирате броя на запомнените обекти, да задавате клавишни комбинации и да активирате синхронизация с всичките си устройства.

14. GIMP

Платформи: Windows, macOS, Linux.
Цена: безплатно.

Дори и да не сте дизайнер, все още вероятно редактирате изображения за различни офис задачи. Например изрязване на снимка и коригиране на цветовете й за следваща презентация или публикация в корпоративен портал. Инсталирането на Photoshop за такива цели е глупаво. По-лесно е да използвате безплатната му алтернатива – GIMP. Този редактор може би е по-нисък от Photoshop в броя на функциите. Но за непрофесионални задачи определено ще бъде повече от достатъчно.

Платформи: macOS.
Цена: 229 рубли.

Но приложението Look Up ще се погрижи за вашето здраве или по-скоро за зрението ви. Помага за намаляване на напрежението на очните мускули от работа на компютър, като на всеки 20 минути ви напомня да се откъснете от екрана за няколко секунди и да погледнете в далечината. Също така в Look Up има селекция от прости упражнения за разтягане на схванат гръб и други мускули.

Платформи: macOS, iOS, Windows.
Цена: $45 $4,16 на месец.

TextExpander ще спести време на всички, които работят много с текстове и трябва често да въвеждат една и съща информация. С него можете да настроите клавишни комбинации, които незабавно ще се разширят в предварително дефиниран текст с произволен размер. Например с TextExpander можете да вмъквате имейл, отговори на имейли, подробности за плащане и всяка друга информация, която често въвеждате ръчно с няколко кликвания. Благодарение на синхронизирането, преките пътища ще бъдат налични и в iOS, където въвеждането става чрез клавиатурата TextExpander.

Платформи: Windows, macOS, Android, iOS, уеб.
Цена: безплатно или от 2190 рубли на година.

Todoist може да се използва като обикновен дневен или работен плановик. Всичко е както обикновено: създавайте задачи, задавайте напомняния, маркирайте изпълнени задачи.

В същото време възможностите на тази услуга ще бъдат достатъчни за управление на най-сложните офис проекти с многостепенна структура, голям брой участници и подзадачи. Todoist има инструменти за делегиране и персонализиране на йерархията на задачите, етикети, филтри и други разширени функции. Благодарение на тях приложението лесно ще се адаптира към вашите лични и професионални цели, независимо колко големи са те.

Като инсталирате клиента Todoist на вашето устройство, можете да управлявате задачите си дори когато сте офлайн.

Може да изглежда, че отпечатването на документи е прост процес, който не изисква допълнителни програми, защото всичко, от което се нуждаете за отпечатване, е във всеки текстов редактор. Всъщност възможностите за прехвърляне на текст на хартия могат да бъдат значително разширени с помощта на допълнителен софтуер. Тази статия ще опише 10 такива програми.

FinePrint е малка програма, която се инсталира на компютър като драйвер за принтер. Може да се използва за отпечатване на документ под формата на книга, брошура или брошура. Неговите настройки ви позволяват леко да намалите консумацията на мастило при печат и да зададете персонализиран размер на хартията. Единственият недостатък е, че FinePrint идва с такса.

pdfFactory Pro

pdfFactory Pro също е интегриран в системата под прикритието на драйвер за принтер, чиято основна задача е бързото конвертиране на текстов файл в PDF формат. Тя ви позволява да зададете парола на документ и да го защитите от копиране или редактиране. pdfFactory Pro е платен продукт и ще трябва да закупите продуктов ключ, за да получите пълния списък с функции.

Печатен проводник

Print Conductor е отделна програма, която решава проблема с отпечатването на голям брой различни документи едновременно. Основната му функция е възможността да състави опашка за печат, като същевременно може да прехвърли абсолютно всеки текстов или графичен файл на хартия. Това прави Print Conductor да се отличава от останалите, тъй като поддържа 50 различни формата. Друга особеност е, че версията за лична употреба е напълно безплатна.

Зелен облачен принтер

GreenCloud Printer е идеална опция за тези, които се опитват да спестят от консумативи. Всичко е тук, за да се намали консумацията на мастило и хартия при печат. В допълнение към това, програмата поддържа статистика на запазените материали, предоставя възможност за запазване на документа в PDF или експорт в и . От недостатъците може да се отбележи само платен лиценз.

priPrinter

priPrinter е страхотна програма за тези, които трябва да отпечатат изображение в цвят. Има огромен брой инструменти за работа с картини и вграден драйвер за принтер, с който потребителят може да види как ще изглежда печатът върху хартия. priPrinter има един недостатък, който го обединява с горните програми - това е платен лиценз, а безплатната версия е със значително ограничена функционалност.

CanoScan Toolbox

CanoScan Toolbox е програма, специално разработена за скенерите Canon CanoScan и CanoScan LiDE. С негова помощ функционалността на такива устройства се увеличава значително. Има два шаблона за сканиране на документи, възможност за конвертиране в PDF формат, сканиране с OCR, бързо копиране и печат и много други.

ПЕЧАТ ПО КНИГА

PRINT BY BOOK е неофициален плъгин, който се инсталира директно в . Тя ви позволява бързо да създадете книжна версия на документ, създаден в текстов редактор, и да го отпечатате. В сравнение с други програми от този тип, PRINT BOOK е най-удобната за използване. Освен това има допълнителни настройки за горни и долни колонтитули. Разпространява се напълно безплатно.

Принтер за книги

Book Printer е друга програма, която ви позволява да отпечатате книжна версия на текстов документ. Ако го сравните с други подобни програми, струва си да се отбележи, че той печата само на листове A5. Тя създава книги, които е удобно да вземете със себе си на пътуване.

SSC Service Utility

SSC Service Utility може да се нарече един от най-добрите програми, който е предназначен изключително за мастиленоструйни принтери Epson. Той е съвместим с огромен списък от такива устройства и ви позволява постоянно да наблюдавате състоянието на касетите, да ги конфигурирате, да почиствате парогенератора, автоматични действияза безопасна смяна на касети и много други.

WordPage

WordPage е лесна за използване помощна програма, предназначена за бързо изчисляване на опашката за печат от листове, за да създадете книга. Тя може също така да раздели един текст на няколко книги, ако е необходимо. Ако го сравните с друг подобен софтуер, тогава WordPage предоставя най-малко опции за отпечатване на книги.

Тази статия описва програми, които ви позволяват значително да разширите възможностите за печат на текстовите редактори. Всеки от тях е създаден за конкретна цел или за определени устройства, така че би било полезно да комбинирате работата им. Това ще ви позволи да преодолеете недостатъка на една програма с предимството на друга, което значително ще подобри качеството на печат и ще спести консумативи.

Работата с документи отнема много време на потребителите, особено на офис служителите. Но има много програми, които могат значително да оптимизират ръчния труд при работа с документи чрез автоматизиране на някои процеси. Много от тези решения са лесни за използване, много удобни и евтини и следователно достъпни за широк кръг потребители. Тези програми ще бъдат обсъдени в тази статия.

Организация на документи

Потребителите, които трябва да работят с голям брой електронни документи, са добре запознати със ситуацията, когато въпреки строгата система от директории и поддиректории отнема много време, за да се намери правилният документ. Едно от решенията на този проблем е използването на специална програма за каталогизиране, чиято основна задача е да организира и сортира данните, което в крайна сметка осигурява бързо търсене на необходимата информация. На пазара има огромен брой такива каталогизатори и всички те са фокусирани върху каталогизирането на дискове, папки и файлове или на някаква високоспециализирана информация (филми, монети, марки и др.). За каталогизиране на документи е подходящ всеки универсален каталогизатор, който ви позволява да каталогизирате папки и файлове различни видове. Пакетът WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) се счита за най-доброто сред подобни решения, но е доста скъп и неговите възможности са очевидно излишни за много потребители. За повечето ще бъде достатъчно да използвате пакета WinCatalog Standard.

Друг начин е да комбинирате свързани документи в сложни йерархично структурирани документи, съхранявани във файлове с данни, съответстващи на тези структури. В такива структурирани документи е много по-удобно да навигирате и да намирате информацията, от която се нуждаете, благодарение както на структурирането, така и на разширените възможности за търсене в документа. В допълнение, такова структуриране ви позволява да извършвате външно търсене и търсене на документи по фрагменти от текста, включен в тях. Например пакетът Maple е предназначен за създаване на йерархично структурирани документи.

WinCatalog Standard

Разработчик: WinCatalog.com

Размер на разпространение: 1,62 MB

Работа под контрол: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Метод на разпространение: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Цена: 200 търкайте.

WinCatalog Standard е лесен за използване многофункционален каталогизатор с ясен интерфейс на руски език (фиг. 1). Пакетът ви позволява да каталогизирате данни от всякакви носители, които могат да бъдат свързани към вашия компютър: флопи дискове, твърди и мрежови устройства, обикновени компактдискове и аудио компактдискове, Zip дискове и др. С него можете да сортирате и организирате всякакви папки и файлове, независимо от местоположението им. Можете да въвеждате данни в каталога ръчно (незабавно във виртуални папки) или чрез сканиране на дискове (включително Zip архиви, намиращи се там) - в този случай е по-добре да сортирате папките и файловете, извлечени от дисковете, във виртуални папки за по-лесно ориентация, която благодарение на поддръжката на операциите с плъзгане и пускане няма да отнеме много време.

Ориз. 1. Стандартен интерфейс на WinCatalog

Управлението на общата директория е лесно и удобно. Разделянето на данни в тематични папки значително опростява ориентацията, а разположението на папките и техните вложени елементи се променя лесно с просто плъзгане и пускане. Разширено търсене (по име, коментар, размер и дата на промяна; Фиг. 2), което поддържа булеви операции и възможност за избор на конкретна папка за търсене, както и отчитане на ключови думи (те могат да бъдат благоразумно добавени към отделни каталожни позиции ), ви позволява бързо да намерите желания документ, а търсенето на дубликати е за премахване на дублирани елементи от колекцията. Експортирането на целия или част от каталога с документация в CVS файл позволява обработка на данни в друго приложение (например MS Excel), докато експортирането в HTML файл е удобно за отпечатване на каталога.

Ориз. 2. Търсене на документи в WinCatalog Standard

Клен 6.25

Разработчик: Crystal Office Systems

Размер на разпространение: Maple - 5.3 MB, Maple Professional - 5.89 MB

Работа под контрол: Windows (всички версии)

Метод на разпространение: shareware (30-дневна демонстрация: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Цена: Maple - $21,95, Maple Professional - $30,95

Maple е лесен за използване мениджър на документи, който ви позволява да комбинирате различни материали в йерархични структури и да получавате структурирани документи като резултат: бизнес планове, отчети, аналитични бележки, брошури и др. В такива йерархични дървета на документи разнообразната информация е представена по-ясно и е много по-лесно да се намери всеки документ, отколкото при стандартното каталогизиране. За да видите документи, създадени в Maple, ви е необходим специален Maple Reader, който можете да изтеглите безплатно от: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Пакетът има приятелски интерфейс (фиг. 3) и е толкова лесен за научаване, че дори липсата на рускоезична локализация на програмата няма да се превърне в пречка за повечето потребители и следователно това решение може да се препоръча на най-широката аудитория.

Ориз. 3. Програмен интерфейс на Maple

Мениджърът е представен в две версии: основен Maple и разширен Maple Professional. Сред основните разлики на разширената версия е наличието на такива допълнителни функции като търсене на документи, проверка на граматиката, криптиране на файлове и запазване на йерархични структури.

Основата на всеки документ в Maple е йерархично дърво от възли, нивото на вложеност на подвъзлите, в което, както и техният брой, не е ограничено. Всеки възел е отделен документ, съдържащ не само текст (независимо дали е въведен директно, поставен от клипборда или импортиран от документи във формати RTF, DOC, WRI и HTML), но също и табличен материал, графики, връзки към основни фрагменти от крайния документ или файлове и др. При подготовката на документи е възможно да се използва стандартен набор от функции за работа с текст: промяна на типа и размера на шрифта, създаване на списъци, проектиране на абзаци, използване на стилове и др. Интеграцията с MS Word ви позволява да използвате проверката на правописа вграден в MS Word за проверка на граматиката и търсене на синоними не само на английски, но и на руски. Вградената система за резервиране осигурява възможност за създаване на компресирани резервни копияйерархични документи (в ZIP и CAB формати). Вграденият съветник за шифроване ви помага да шифровате чувствителни документи с помощта на криптографския алгоритъм Blowfish. А модулът за търсене Finder ви позволява бързо да намерите необходимите документи по фрагмент от име, автор, коментари, съдържание (фиг. 4) и др.

Ориз. 4. Търсене на документи по съдържание
в тях текст в Maple

Бърз достъп до документи

технология компютърно обучениедокументи предполага, че създадените документи се използват многократно в бъдеще. Например, когато разработвате нов документ, може да имате нужда от един или два параграфа от вчерашния документ или новият документ обикновено е копие на стария, но с променена променлива информация и т.н.

За съжаление, потребителят далеч не винаги може да запомни името на важния документ, създаден преди вчера, и понякога няма представа къде да го търси. Разбира се, трябва да дадете на документите смислени имена и да ги запазите в спретнат каталог, но, уви, това се случва по друг начин, поради бързане, разсейващи обаждания и т.н. В резултат на това може да отнеме много ценно време за търсене на необходимия документ - в крайна сметка изобщо не е факт, че ще можете да го отворите чрез списъка с връзки на Windows към най-новите документи, достъпни чрез Старт меню. Въпросът е, че този списък:

ограничен до 15 документа - това означава, че вероятността да получите в него документи, например преди седмица, е почти нула;
не ви позволява да намерите документа, ако си спомняте част от текста, но сте забравили името на файла;
не включва документи с едно и също име (колкото и да са различни), записани под едно и също име, но в различни папки, което е от значение, например, когато работите заедно върху документ с формирането на няколко версии.

Има още един проблем - списъкът с последните документи, предоставени в Windows, е един от каналите за изтичане на поверителни данни, тъй като всеки потребител (включително нарушител) може да го използва, за да разбере за естеството на компютърната дейност на собственика. Ето защо се препоръчва този списък да се изчиства редовно, например с помощта на помощни програми за премахване на „нежелана“ информация от диска. В резултат на това възниква привидно парадоксална ситуация: ако потребителят редовно унищожава информация за наскоро използвани документи за целите на сигурността, той губи бърз достъп до тях и в противен случай рискува да стане жертва на нарушители. Има обаче изход - можете да използвате специализираната помощна програма ActualDoc, която разширява възможностите на Windows по отношение на работата с най-новите документи.

Ако желаният документ е създаден отдавна и следователно не може да се появи в списъка с наскоро отворени документи (както вградени в Windows, така и в списъка ActualDoc), тогава ще трябва да прибегнете до търсенето му. Тук възниква друг проблем - като правило потребителят не помни името на документа (както и датата на създаването му), но знае какви ключови думи има в текста. Това означава, че трябва да търсите документ по фрагменти от текста, включен в него - уви, въпреки че тази задача може да бъде решена с вграден Windows инструментиили например Word, но много посредствен. И въпросът не е само, че такова търсене не е съвсем очевидно и се извършва бавно - понякога можете да се примирите с това. Много по-важно е, че не всички файлове ще бъдат намерени - морфологичните особености на руския език няма да бъдат взети под внимание по време на търсенето, така че файловете, в които търсените думи имат различно окончание, няма да бъдат намерени. В същото време специализирани помощни програми за търсене като Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 и Phoenix Search (http://indexlab .net/) могат бързо да намерят необходимите документи, независимо от тяхното местоположение. Пакетът "Архивариус 3000" ни се струва най-привлекателен сред посочените решения по съотношение "цена/качество".

ActualDoc 3.5

Разработчик: Софтуер Flexigen

Размер на разпространение:Стандартен - 4,1 MB, Професионален - 3,6 MB

Работа под контрол: Windows 2000/XP/2003/Vista

Метод на разпространение: Standard - безплатен софтуер (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-дневна демонстрация - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe )

Цена: Standard е безплатен, Professional е $19,95

ActualDoc е нов мениджър на документи, който запомня използвани документи и осигурява бърз и сигурен достъп до тях. Програмата е проста и интуитивна, има приятелски интерфейс с поддръжка на руски език (фиг. 5) и практически не изисква време за овладяване, особено след като е придружена от цялостна система за помощ и следователно може да се превърне в незаменим инструмент за както за професионалисти, така и за домашни потребители.

Ориз. 5. Интерфейс на програмата ActualDoc

ActualDoc следи изтеглянето на неограничен брой документи в рамките на определен от потребителя период (по подразбиране - 60 дни), поддържа повече от 40 файлови формата (текстови и графични файлове, MS Office документи и HTML документи, PDF файлове и др. ) и ви позволява бързо да изтеглите всеки от тях. Намирането на правилния документ в програмната среда не е проблем. Ако свитъкът от документи, които тя е запомнила, е сравнително малък, тогава можете да изберете документ директно от списъка. В противен случай е по-разумно предварително да ограничите списъка с възможни кандидати, като го филтрирате (възможно е филтриране по период от време). относноинтервал, по разширение и категория) или търсене по име на документ (в общ изглед) или чрез фрагмент от текста, включен в него (обаче търсенето в руския текст не винаги е успешно). Има и друг начин за бързо отваряне на желания документ - чрез вградените отметки (същите като в Internet Explorer; ориз. 6), които могат да бъдат присвоени на отделни често използвани документи и значително да ускорят достъпа до тях, тъй като няма нужда от търсене. Избраният документ е достъпен във вградения визуализатор - за преглед, търсене и копиране, както и във външно приложение - за редактиране и може да се използва за цялостна обработка, избирателно копиране на информация от него или за изпращане на документ до електронна поща. В същото време самият списък с документи може да бъде скрит от любопитни очи и защитен с парола - в този случай наскоро използваните файлове няма да се показват в менюто Старт -> Документи.

Ориз. 6. Отваряне на документ чрез показалец
в ActualDoc

Пакетът се предлага в две версии: безплатна основна стандартна и платена професионална. Функциите на безплатната версия не ви позволяват да преглеждате документи във вградените зрители, да използвате функцията за търсене (в резултат на това можете да търсите документи само визуално, преглеждайки пълния или филтриран списък), да създавате персонализирани категории и редактиране на отметки.

Архивист 3000 (3,82)

Разработчик:Ликасофт

Размер на разпространение: 3 MB

Работа под контрол: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Метод на разпространение: shareware (30-дневна демонстрация - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Цена:студентски лиценз - 195 рубли, личен лиценз - 295 рубли, търговски лиценз - 900 рубли.

« Archivarius 3000 е оптималното решение за бързо търсене на документи на 18 различни езика (включително руски, английски, немски и френски), насочено към широк кръг потребители. Програмата осигурява незабавен достъп до документи, намиращи се на твърдия диск, мрежови и преносими устройства (CD, DVD, ZIP и др.) и може да работи с всички популярни видове документи (PDF файлове, MS Office документи, текстови файлове и др.). ) .). Може да търси в архиви (ZIP, RAR и др.), имейл съобщения (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.) и прикачени файлове. В допълнение, търсенията се поддържат в базите данни Lotus Notes и Lotus Domino и в базите данни за съобщения ICQ, Odigo IM и Miranda IM.

Наред с обичайното търсене по ключова дума или набор от ключови думи, програмата поддържа разширен режим на търсене с помощта на логически функции и може да търси документи не само по съдържание, но и по име на файл, дата на модификация, размер, тип документ, кодиране, и т.н. (фиг. 7). Благодарение на пълната поддръжка на Unicode, търсенето се извършва правилно не само в документи на един език, но и в многоезични (например с текст на руски и немски едновременно). Възможно е дистанционно търсене на документи през Интернет с последващ достъп до намерените документи през всеки интернет браузър, като Internet Explorer. Резултатите от търсенето могат да бъдат представени в режим на извадка, когато се показват най-значимите (подходящи) фрагменти от избрани документи с подчертаване на намерените думи и в режим на таблица, когато се показва кратка информация за документите (фиг. 8), чрез която те могат да бъдат сортирани.

Ориз. 7. Търсене на документи в средата Archivist 3000

Ориз. 8. Опции за представяне на резултатите от търсенето
в "Архивариус 3000"

Попълване на стандартни документи

Подготовката на стандартни документи отнема значителна част от времето на тези потребители, които по време на работа се занимават с подготовката на различни документи в застрахователни компании, банки, нотариални кантори, фирми, предоставящи различни видове услуги и др. По правило такива документи се създават в текстовия редактор на Word въз основа на първоначално разработените базови документи, в които част от променливата информация просто се заменя. В това няма нищо сложно, но при големи обеми документация грешките са неизбежни - например можете случайно да въведете данни на грешното място, където трябва да бъдат, или да изтриете няколко думи от документа и т.н. Затова е желателно само полетата, в които трябва да се въвеждат данни, да бъдат отворени за въвеждане, а целият останал текст да бъде блокиран. Предоставена е възможност за създаване на такива документи в Word от разработчиците. Достатъчно е да се разработи серия от шаблони за всички стандартни документи, използвани в организацията, като всеки шаблон забранява промяната на постоянни данни (команда Инструменти -> Задаване на защита -> Забраняване на всякакви промени, различни от въвеждането на данни в полетата на формуляра) и обучавайте потребителите да създават документи от шаблони. За типични документи, където има сравнително малко променлива информация, такива шаблони ще бъдат напълно достатъчни, за да ускорят значително процеса на подготовка на документи и да намалят риска от грешки.

На практика обаче се използват много стандартни документи, в които променливата информация заема до половината от обема, а някои от променливите данни под една или друга форма се повтарят многократно (фиг. 9) - например пълното име. в различни случаи, писане за въведени дати или суми и др. В този случай използването на шаблони на Word прави малко, тъй като попълването на документи дори чрез шаблони ще отнеме много време, тъй като всички променливи данни ще трябва да бъдат въведени ръчно.

Ориз. 9. Пример за документ с голям обем
променлива информация

Има още една особеност на изпълнението на стандартни документи - често се изисква да се подготви не един документ, а няколко наведнъж (например, за да се състави банков договор за откриване на депозитар, са необходими три или четири вида споразумения за подписване). По този начин една и съща информация трябва да се въвежда в различни документи, което също отнема много време и съответно се увеличава вероятността от грешка. Много по-бързо е изготвянето на такива документи с помощта на специализирани приложения, предназначени да автоматизират процеса на изготвяне на стандартни документи, като например AvtoDoc или Blitz Document. Тези приложения също се основават на използването на шаблони, които, за разлика от конвенционалните шаблони на Word, не само ви позволяват да въвеждате данни в полетата, предназначени за това (за което потребителят трябва да попълни набор от формуляри с данни), но и знаят как да преобразуват въведените данни по програмиран начин, например могат да заменят числото в думи, думи за склонение и изрази според граматически падежи и др. В резултат на това необходимите документи се попълват бързо и броят на грешките, които могат да бъдат направени в този случай, се оказва с порядък по-малък, отколкото при традиционното им изготвяне в Word. В допълнение, създаването на стандартни документи чрез специализирани решения също е привлекателно, защото всички създадени документи се каталогизират автоматично и в бъдеще не е проблем да се намери някой от тях, а потребителят не трябва да познава тънкостите на документацията, т.к. всички правни нюанси вече са взети предвид в шаблоните.

AutoDoc 1.2

Разработчик: EleWise

Размер на разпространение: 6 MB

Работа под контрол: Windows 2000/XP/2003

Метод на разпространение: shareware (функционално ограничена демонстрация - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Цена:"AutoDoc-Personal" - 1980 рубли, "AutoDoc-Server" - 2980 рубли, "AutoDoc-Client" - 1490 рубли.

AutoDoc е програма, която ви позволява да автоматизирате и ускорите процеса на попълване на стандартни документи с помощта на шаблони, създадени с помощта на MS Word и поддържане на архив на документи и записи, направени с помощта на тези шаблони. Процесът на генериране на нови документи в него е изключително автоматизиран – просто изберете желания бизнес сценарий от общия списък със сценарии (бизнес сценарият е персонализиран шаблон) и попълнете формуляра за въвеждане с необходимите данни (фиг. 10). Създаденият документ може да бъде прегледан, запазен, отпечатан или отворен в Word за по-нататъшно редактиране.

Ориз. 10. Създаване на документ според сценария "AutoDoc"

Броят на вградените скриптове е малък (Фиг. 11), но може да бъде разширен с персонализирани скриптове, чийто процес на създаване е представен подробно и визуално в помощта и се контролира напълно от съветника и следователно е достъпен за повечето потребители. Разработването на нов сценарий включва пет стъпки: въвеждане на името на сценария, създаване на шаблон, дефиниране на променливи, настройка и тестване на сценария и запазването му за по-нататъшно редактиране (фиг. 12). На пръв поглед подготовката на шаблон може да причини известни трудности, тъй като той трябва да бъде създаден ръчно в Word и това изисква познаване на скриптовия език. Но на практика всичко е много по-просто - достатъчно е да разберете, че променливите се въвеждат във фигурни скоби и знакът $ е поставен пред тях, целият останал текст се отпечатва по обичайния начин (фиг. 13). Новите шаблони могат да се създават не само от нулата, но и въз основа на съществуващи шаблони или готови документи - в първия случай трябва само да промените настройките на скрипта и да го тествате с променените настройки, а във втория отворете завършен документ, заменете променящата се информация с променливи и го задайте в програмата като шаблон. Променливите могат да бъдат от няколко типа, включително такива, които позволяват:

въведете данни в няколко полета наведнъж: пълно име, паспортни данни, подробности за организацията и др.;
изберете стойност на променлива от набор от стойности;
извършване на различни операции и преобразувания: изчисляване на процента на число или ДДС от сума, преобразуване на число в низ, въвеждане на текуща дата и др.;
посочете дума или фраза в определен падеж и др.

Документите, създадени според бизнес сценариите на AutoDoc, се записват като ясно структурирани записи и следователно по всяко време можете да намерите желания документ чрез филтриране или търсене, да го прегледате, отпечатате, генерирате отново или изтриете.

Ориз. 11. Прозорецът "AutoDoc" със списък на вградените групи
бизнес сценарии

Ориз. 12. Разработване на нов сценарий в "AutoDoc"

Ориз. 13. Пример за шаблонен текст в "AutoDoc",
в който се появяват четири променливи: "число",
"месец", "организация" и "пълно име"

Програмата се предлага в две версии: еднопотребителска - "AutoDoc-Personal" и многопотребителска (мрежова), представена от два модула - "AutoDoc-Server" и "AutoDoc-Client". Във версията за един потребител всички компоненти на системата са разположени на локален компютър, а в многопотребителската база данни от скриптове, шаблони и записи се инсталира на сървъра, а на потребителските компютри е инсталирана само клиентската част, което позволява използването на всички материали на AutoDoc, съхранявани на сървъра.

Блиц документ 3.4.1

Разработчик: BlitzSoft

Размер на разпространение: 991 KB

Работа под контрол: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Метод на разпространение: shareware (функционално ограничена демо версия - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Цена: 500 търкайте.

Blitz Document е компактна програма за автоматично компилиране на стандартни документи с помощта на шаблони на скриптове. Тя ви позволява бързо да генерирате документи на базата на повече от 30 вградени шаблона (фиг. 14) или персонализирани скриптове, които могат да бъдат разработени на базата на вградени шаблони или празни оформления. Създаването на документ по готов сценарий е изключително просто - просто изберете типа сценарий и следвайте инструкциите на съветника, който вярно ще води потребителя през всички етапи на подготовка на документа (фиг. 15). Готовият документ може да бъде прегледан, отпечатан, редактиран във вградения текстов редактор (както променливи, така и постоянни данни могат да бъдат коригирани) или отворен за редактиране в Word.

Ориз. 14. Списък на вградените скриптове Blitz Document

Ориз. 15. Създайте документ със скрипт
Блиц документ

Разработването на създадените шаблони е малко по-сложно, но също така ще бъде по силите на повечето потребители. Вярно е, че овладяването на тази функция ще отнеме известно време, тъй като, за съжаление, справочната информация, приложена към програмата, е предназначена за достатъчно обучени потребители (тя е много оскъдна и не съдържа илюстрации или примери). Технически, създаването на нов шаблон се състои от два етапа: избор на вграден шаблон или оформление, въз основа на който ще бъде разработен нов шаблон, и последователна настройка на постоянните и променливи данни, включени в него ( Фиг. 16). Постоянните данни се въвеждат в реалния им вид, но не директно в текста, а чрез диалогови прозорци. Информацията за променливите също се коригира по време на диалога и вече не се въвежда директно, а се заменя с променливи с етикети със заместващи символи, проектирани, като се вземе предвид скриптовият език, използван в програмата. Скриптовете могат не само да показват текста, въведен по време на генерирането на документа, но и да го променят с помощта на система от команди за заместване на данни или тяхното конвертиране. Например, предоставя се:

Ориз. 16. Разработване на нов шаблон на базата на оформлението
в Блиц Документ

склонение на думи и изрази по граматически падежи;
преобразуване на числа в низове;
превод на календарни дати в низове;
извършване на всякакви изчисления, използвани в правни и бизнес документи;
промяна на текста в зависимост от стойността на въведените данни и др.

Документите, създадени с помощта на Blitz Document, се съхраняват в структурирани счетоводни книги - това ви позволява бързо да навигирате в документацията и почти незабавно да получите достъп до необходимите материали, например, за да ги отпечатате. Освен това документите могат да бъдат групирани във виртуални случаи, което е удобно за бърз достъп до материали, свързани с конкретен предмет или обект, фигуриращ в базата данни.

OCR в сканирани документи

Потребителите, които често трябва да конвертират хартиени документи в редактируем електронен формат (страници от книга, вестник, списание или факс), не могат без система за разпознаване на символи или OCR система (оптично разпознаване на символи), предназначена за автоматично въвеждане на текстове на хартиени документи в компютър. Теоретично можете да използвате програмата FineReader от ABBYY или CuneiForm от Cognitive Technologies - и двете са надеждни при работа и се отличават с висока точност на разпознаване. Но пакетът FineReader има опростен и достъпен ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, което го прави по-привлекателен за широка аудитория.

ABBYY FineReader 8.0

Разработчик: Софтуер ABBYY

Размер на разпространение: 40,5 MB

Работа под контрол: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Метод на разпространение: shareware (няма демо версия на FineReader Home Edition, функционално ограничена демо версия на FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Цена: FineReader Home Edition - 990 рубли, FineReader Professional Edition - 3750 рубли.

ABBYY FineReader е идеално решение за разпознаване на документи, които разпознават не само текст, но и дизайн, което осигурява точно предаване на таблици, картини и разделяне на текст в колони (фиг. 17). Програмата е лесна за използване, може да разпознава многоезични (поддържани 179 езика) и многостранични документи. Възможно е разпознаване на целия документ или отделни негови страници. Резултатът може да бъде записан в един от често срещаните формати: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT или PDF. Възможно е резултатите от разпознаването да се запазват стъпка по стъпка, за да се елиминират грешките. Реализирано експортиране на резултатите от разпознаването директно в Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect и Adobe Acrobat. Вградената проверка на правописа (за 36 езика) ще помогне за ускоряване на проверката на резултата, а интеграцията с Microsoft Word ви позволява да извиквате програмата директно от Word, без да се разсейвате от работа с текст.

Ориз. 17. Резултат от разпознаване на документ
в ABBYY FineReader Home Edition

Програмата е представена в две версии: FineReader Home Edition, предназначена за начинаещи, и FineReader Professional Edition, насочена към професионалисти. Професионалната версия ви позволява да управлявате параметрите на разпознаване (смяна на режима, извършване на разпознаване с обучение) и има по-богат набор от функции за разпознаване (разпознаване на PDF файлове, текстове, заснети с цифрова камера и др.). В допълнение, Professional Edition предоставя повече различни формати за запис, добавена възможност за разпознаване на баркодове и бързо разпознаване на екранни снимки с помощта на помощната програма Screenshot Reader.

Конвертиране на документи от PDF формат

Цялата техническа документация вече е достъпна в PDF формат, който използва безплатния Adobe Acrobat Reader за преглед на документи. Но доста често има нужда да използвате фрагменти от PDF файлове, когато подготвяте свои собствени документи или редактирате материали в PDF формат (например статии, договори, отчети и др.). В първия случай ще трябва да извлечете фрагменти от текст и / или изображения от PDF файлове (теоретично това може да стане с помощта на вградените инструменти на Acrobat Reader, но с много посредствен резултат). Във втория случай ще трябва да конвертирате PDF документи във формат, който може да се редактира (например във формат Word), като същевременно запазите дизайна на оригиналния документ, който дори не е предвиден в Acrobat Reader. В такива случаи на помощ ще дойдат специални помощни програми, от които пакетите ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) изглеждат най-привлекателни. Ще разгледаме първия от тях - въпреки че е по-скъп, той има интерфейс на руски език и ви позволява да конвертирате PDF файлове в няколко редактируеми формата и може правилно да разпознава не само английски, но и руски текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Разработчик:Софтуер ABBYY

Размер на разпространение: 52 MB

Работа под контрол: Windows 2000 (SP2 или по-нова)/XP/Server 2003

Метод на разпространение: shareware (15-дневна демонстрация - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Цена: 1490 рубли.

ABBYY PDF Transformer е помощна програма за конвертиране на PDF документи във формати на документи на Microsoft Word (фиг. 18), Excel, както и в HTML и TXT файлове. Пакетът има интуитивен интерфейс и е много лесен за използване, поради което неговото развитие ще бъде по силите дори на начинаещи потребители.

ABBYY PDF Transformer може да конвертира всякакви PDF файлове, включително файлове без текстов слой (такива файлове най-често се получават от сканирани документи и представляват текстови изображения) и правилно да обработва PDF файлове, съдържащи всяка комбинация от поддържани езици (включително руски и английски) . Помощната програма точно запазва дизайна на оригиналния документ (снимки, таблици, колони, връзки) и ви позволява да управлявате опциите за конвертиране и запазване. Например, можете ясно да дефинирате области, които трябва да се възприемат от програмата като текст или като изображение (което е важно за PDF файлове със сложно оформление), да запазите готовия документ със същото оформление като в оригинала или като колона на текст (със или без картинки - по желание) и др. Ако е необходимо, е възможно избирателно конвертиране на отделни страници или дори техни фрагменти. Освен това ABBYY PDF Transformer може също така да извършва обратно преобразуване, което ви позволява да създавате PDF файлове от документи на Microsoft Word, електронни таблици на Excel, презентации на PowerPoint, диаграми на Visio и HTML файлове, както и от практически всяко приложение, което поддържа отпечатване на документ (това се реализира чрез PDF-XChange за виртуален принтер ABBYY PDF Transformer 2.0).

Microsoft Word е програма, предназначена за създаване, редактиране и обработка на текстови документи. Тази програма е оборудвана с много инструменти и панели, които осигуряват бърза обработка на данни и печат на текст. Microsoft Word е на първо място сред програмите с тази цел, тъй като няма равни по отношение на функционалност и практичност. Ако е необходимо, можете да изтеглите безплатна програма за създаване на Word документи от връзката по-долу.

Microsoft Word е текстов редактор, създаден от разработчици от Microsoft. Тази програма се използва във всеки офис, фирма и предприятие. Създаването и отпечатването на текстови документи отдавна се използва при изпълнението на договори и сделки между фирми.

Текстовият редактор на Microsoft Word ви позволява да създавате големи документи. В програмата можете да създадете доклад, бележка, резюме или текстова работа на много нива, като използвате връзки и таблици със съдържание.

Екранни снимки

Потребителят може да вмъква изображения, таблици и други файлове във всяка част на документа и да рисува рамки в документа. Microsoft Word поддържа създаването на диаграми и сложни формули, които се използват за изчисляване на аналитични данни.

В програмата можете да шифровате документ, като зададете парола. Microsoft Word е оборудван с инструменти за създаване на списъци, номерирани страници, автоматични таблици със съдържание, хипервръзки и други елементи, които улесняват работата с голям текстов документ.

Потребителят може да форматира готовия текст и да добавя елементи, които улесняват прегледа на текстовите данни. В Microsoft Word можете да промените стила на шрифта, да посочите размера, да създадете подчертан шрифт, да удебелите всички текстови фрагменти и много други.

Видео преглед на Word 2016

Този текстов редактор е проектиран просто и удобно. Word не изисква специални умения и допълнително обучение за създаване на документ и обработката му. Всички контроли и инструменти са поставени на панела, ако е необходимо, потребителят може да персонализира дисплея на иконите и да добави допълнителни функции.

Когато възникне проблем при обработката на текст или не е ясно как да извършите операция или да добавите елемент, можете да използвате вградената помощ. Помощ Microsoft Word е много удобен и съдържа глави за бързо преминаване към желания раздел.

Microsoft Word 2007 е преработен. Всички панели и инструменти са поставени в отделен подпрозорец, което улеснява избора на елемент. Този подход за редизайн не се хареса на много потребители, които бяха свикнали с по-ранни версии на програмата.

За определен брой потребители актуализираният интерфейс на програмата се превърна в нещо ново, а любителите на стария дизайн изразиха отрицателна обратна връзка. Microsoft Word е създаден с помощта на раздели, които съдържат обекти и инструменти за определен елемент от главното меню на програмата. Този преход от класическото меню и списъци към „табиране“ не се харесва на всички, но този интерфейс има много предимства. Сега всички функции на едно меню са в един раздел, което е много удобно, когато често имате нужда от достъп до инструменти.

Тази програма работи дори на слаби компютри. Редакторът на чернови ви позволява да обработвате текстове и да добавяте нови елементи към тях. Microsoft Word 2007 няма разлики във функционалността от предишните версии на програмата. Програмата работи стабилно операционна системанова генерация.

Microsoft Word ви позволява да създавате шаблони, визитни картички, тестови работи с голям брой страници и други текстови документи с многостепенна структура. В текстов редактор можете да създавате макроси и скриптове, които автоматизират работата на потребителя.

Разнообразен набор от приложения за работа с текстови файлове (Word), електронни таблици (Excel), презентации (PowerPoint), поща (Outlook), бележки (OneNote) и други видове документи. Първата версия на Microsoft Office беше пусната преди 27 години, но благодарение на непрекъснатото развитие, този продукт все още е един от най-популярните на пазара.

2. iWork

Платформи: macOS, iOS, уеб.
Цена: безплатно.

Патентован офис пакет на Apple, който всеки потребител на Mac може да изтегли безплатно. Почти толкова добри, колкото техните колеги от Microsoft, Pages, Numbers и Keynote ви позволяват да създавате документи, електронни таблици и презентации, докато редактирате с колеги в macOS, iOS или в браузъра.

Цена: безплатно или от 1000 рубли на година.

Поддържа синхронизация между устройства и ви позволява да работите без връзка с мрежата.

4. Искра

Цена: безплатно.

Цена: безплатно.

Платформи: macOS, iOS, watchOS.
Цена: 3790 рубли.

Платформи: Windows, macOS.
Цена: безплатно или $25.

Платформи: macOS, iOS.
Цена: 2290 рубли.

Платформи: Windows, Android, iOS, уеб.
Цена: Безплатно или от $3,33 на месец.

Ако вашето мобилно устройство работи с Android, тогава можете също да изпращате и получавате SMS и месинджър съобщения директно от вашия компютър. Освен това Pushbullet комбинира клипбордове на различни устройства: всеки текст, копиран на смартфон или таблет, може незабавно да бъде поставен в текстово поле на компютър и обратно.

10. Мечка

Платформи: macOS, iOS.
Цена: безплатно или 949 рубли на година.

Платформи: macOS, iOS, watchOS.
Цена: 379 рубли.

12. f.lux

Платформи: Windows, macOS, Linux.
Цена: безплатно.

13. Залепете

Платформи: macOS.
Цена: 749 рубли.

14. GIMP

Платформи: Windows, macOS, Linux.
Цена: безплатно.

Платформи: macOS.
Цена: 229 рубли.

Платформи: macOS, iOS, Windows.
Цена: $45 $4,16 на месец.

Платформи: Windows, macOS, Android, iOS, уеб.
Цена: безплатно или от 2190 рубли на година.