Преизчисляване на документи за заплати и вноски.

В тази статия искам да говоря за някои полезни настройки, които могат да подобрят потребителското изживяване в програмите 1C: ZUP и 1C: ZGU издание 3.1. Веднага ще отбележа, че много настройки и функции на новите софтуерни продукти 1C работят само в интерфейса на Taxi (препоръчително), така че си струва да го използвате. В началото може да е необичайно за потребителите на предишни версии, но това е така, когато „апетитът идва с яденето“.

1. Първата настройка е от общ характер и се отнася не само за решенията за "заплата" на компанията 1C, но и за всички други конфигурации. Ще бъде полезно и при създаване на нови информационни бази, ако току-що започвате да работите в 1С програми и ако в процеса има твърде много бази данни, има нужда да ги групирате.
Когато отворите прозореца за стартиране на 1C: Enterprise, отидете на настройките и поставете отметка в квадратчето за „Показване като дърво“, щракнете върху OK.

Сега щракваме върху реда „Инфобаза“ и чрез бутона „Добавяне“ създаваме нова група, наричаме я например „Заплата“ и я запазваме.

По същия начин създаваме групата "Счетоводство", като не забравяме да се върнем назад и да поставим курсора върху основната директория.

Сега задайте мишката на позиция "Заплата", щракнете върху Добавяне - Създаване на информационна база - Напред. Избираме един от начините за създаване на информационна база (от шаблон или чист IB), даваме име и запазваме. Или просто плъзнете и пуснете някоя от съществуващите бази в създадената група.
Всеки път, връщайки курсора към папката, в която ще се намира нашата база данни, ние формираме дърво на директории. Тази структура е удобна за използване, когато счетоводител работи с няколко информационни бази.

2. Вторият полезен инструмент, за който ще говоря, е мащабирането на прозорците и формулярите на документи.

След работа в 1C: ZKBU 1.0 или ZUP 2.5, потребителите първо изпитват възмущение: „Неудобно“, „Всичко е огромно, не се побира на екрана“ ...
В най-новите версии на програмите 1C е възможно да намалите мащаба.

За да направите това, използвайте бутона в горния ляв ъгъл на екрана - Изглед - Увеличение или иконата в горния десен ъгъл.

Чрез плъзгане на плъзгача можете да постигнете желания размер. Възможно е да зададете мащаба или само за този прозорец или формуляр на документ, или за всички.

3. Следната настройка може да се използва от онези потребители, които след мащабиране "все още не пасват" всичко, което биха искали да видят. Това е разположението на панелите на екрана на монитора. Има настройка в менюто "Изглед" - "Настройки на панела".

Чрез плъзгане на желания панел с натиснат бутон на мишката до желаното място на екрана, всеки потребител настройва работното си място за себе си. Този избор се прави индивидуално в зависимост от ширината и височината на екрана, от навика, от визуалния комфорт.
Фигурите по-долу показват възможни опции за местоположението на желаните блокове.

След като направите настройките, трябва да щракнете върху "Приложи" и "ОК", за да запазите операциите. Ако нещо се обърка, използвайте бутона "Стандарт", който връща оригиналните настройки.

4. Понякога счетоводител поддържа записи на няколко компании в различни бази данни на 1C. При едновременното отваряне на информационни бази и периодично превключване между тях не е лесно да се определи веднага в коя база данни се намирате. В такива моменти името на организацията в заглавието на програмата може да помогне.
За да направите това, отидете в секцията "Администрация" - "Общи настройки" и в полето "Заглавие на програмата" изписваме името на организацията под произволна форма.

Тази стойност не се отразява в никакви документи, а само визуално идентифицира всяка информационна база.

5. В 1C: ZGU и 1C: ZUP издание 3.1, в допълнение към началната страница, която стандартно се представя в началото на програмата, е възможно да зададете и други опции, в зависимост от основните потребителски функции (служител на персонала, калкулатор на заплати и т.н. .).
Помислете за ситуацията, като използвате примера на потребител, отговорен за месечното изчисляване и изплащане на заплати. За да наблюдавате бързо състоянието на населените места за посочения период в един прозорец, в горния ляв ъгъл на екрана в главното меню изберете подменюто „Преглед“ – „Настройка на начална страница“.

В прозореца, който се показва, използвайте бутона "Изтриване", за да преместите първоначално инсталирания формуляр за главен работен плот от блока "лявата колона на началната страница". След това избираме опцията „Разплащания и плащания: Формуляр“, която е необходима в този случай, изпращаме я вдясно и щракваме върху OK.

Получаваме удобен десктоп калкулатор на заплати с данни за всеки избран месец. От този прозорец, като използвате предоставените връзки, можете да създавате нови документи за натрупване на аванси, заплати, болнични и отпуски, както и да отразявате плащанията през банката и касата, без да отивате в съответните раздели.

По същия начин можете да настроите работен плот с актуална информация за служителя по персонала.

Или осигурете бърз достъп до полезни материали на сайтовете за поддръжка на програмата 1C.

6. В новото издание на Заплати и персонал на публична институция 3.1 разработчиците промениха имената и подредбата на разделите, документите в тях и отчетите (за разлика от предишната). За да свикнат бързо и да намерят инструментите, от които се нуждаете, потребителите имат възможността да включват раздели, отделни документи или отчети в Предпочитани.
За да направите това, щракнете върху звездата до заглавието на отворения раздел или документ, той ще стане жълт.

От тази година всички потребители на програмата 1C: Payroll и HR 8 постепенно преминават към новата версия 3.1 и решихме да напишем няколко статии, в които ще разгледаме по-отблизо някои от най-основните операции в програмата, за например, като наемане, уволнение, ведомост и вноски, за да направите принудителния преход най-безболезнен за вас, скъпи мои читатели.

И така, нека започнем с наемането на служител.
Това може да стане по два начина. Първи в раздела Персоналотворете списъка на служителите на организацията:

И тук вече създаваме нов служител:

Вторият метод в раздела Персоналнезабавно се възползвайте от възможността да създадете служител:

Във всеки случай ще се отвори формуляр за създаване на нов служител на организацията. Ако базата данни поддържа записи за няколко организации, тогава избираме тази, от която се нуждаем, и започваме да въвеждаме данни за нов служител. Ако служител вече е работил при нас преди, т.е. информация за него като физическо лице вече е в програмата, след което програмата ще определи възможни съвпадения още при въвеждане на фамилното и собствено име на нов служител и ще ни даде съответната информация. В зависимост от нашия отговор, ние или автоматично ще попълним картата на служителя с наличните лични данни в програмата или ще продължим да обработваме по-нататък:

Въведете данни за датата на раждане, TIN, SNILS. След това изготвяме документ подбор на персонал. За да направите това, използвайте или съответната хипервръзка, или бутон Документ за плащане:

В документа, който се отваря, посочете датата на приемане, ако е необходимо, броя на месеците на изпитателния срок, звено, длъжност. При поддържане на програмата за персонал в програмата, програмата автоматично ще настрои ведомостта, съответстваща на тази позиция. Освен това тук посочваме работния график на служителя и посочваме вида на работа:

Тук, в основния раздел, можем да посочим броя на тарифите, заети от служителя. Това може да се направи както под формата на обикновена, така и под формата на десетична дроб:

Ако нямате възможност да промените броя на залозите, тогава програмата няма възможност да работи на непълен работен ден. Можете да прочетете за настройките на програмата в нашата статия Настройка на програмата 1C: Заплата и управление на персонала 8. Тук при наемане можете да редактирате правото на годишен отпуск и да възлагате допълнителен отпуск на служител:

Отидете на отметка Заплата. Заплатата в нашия случай беше автоматично изчислена от програмата като 0,5 от изплащането на заплатата, предвидено в щатното разписание за тази позиция. Освен това тук посочваме и процедурата за преобразуване на месечната ставка в часова ставка при работа извънреден труд и начина за начисляване на авансово плащане на служител. Както можете да видите тук, при определяне на размера на аванса се предоставя по-гъвкава схема, отколкото в издание 2.5:

Е, в раздела Допълнителни тарифи, коефициентиможете да зададете някои допълнителни такси, които са различни от основната ставка:

В последния раздел на този документ Трудов договорсе посочва номерът на трудовия договор (с бутона Назначетепрограмата автоматично ще присвои на договора следния по ред номер), дата, крайна дата, ако договорът е спешен, както и условията за приемане и допълнителна информация за условията на договора:

Чрез бутон Тюленимаме налични разпечатки Заповед за приеми няколко вида трудови договори. Сега обаче в моя пример паспортните данни на служителя няма да бъдат вмъкнати в трудовия договор, тъй като започнах ново лице и никъде не посочих паспортни данни.

За да попълните паспортните данни в картата на създадения служител, трябва да отворите формуляра за въвеждане на тези данни с помощта на хипервръзката Лични данни:

В прозореца, който се отваря, попълнете паспортните данни, както и информация за адреса:

Тук, в картата на служителя, ако е необходимо, можем да попълним информация за образование, различни удостоверения, състав на семейството. Информация за състоянието на осигуреното лице и за инвалидност се попълва чрез хипервръзката Застраховка:

А информацията за стандартните данъчни облекчения се въвежда в програмата чрез хипервръзка Данък общ доход

Както можете да видите, всички данни за служител вече могат да се въвеждат и преглеждат в картата на служителя почти без препращане към указателя на физическите лица. Освен това от тук могат да бъдат разпечатани различни документи, като трудов договор, трудова заповед, лична карта и др.:

Това е всичко, което исках да ви кажа днес. Работете в новото издание на програмата 1C:ZUP с удоволствие и ако имате проблеми, моля, свържете се с нашата служба за грижи.

Помислете за пълна инструкция стъпка по стъпка за начинаещи - от наемане, до изчисляване и изплащане на заплати в 1C ZUP 8.3 (8.2).

На първо място, преди да се начисляват заплати на служителите, те трябва да бъдат въведени в базата данни и всички документи за персонала трябва да бъдат приведени в съответствие. В 1C Заплата и персонал 3.1 (3.0) тези документи се съхраняват в менюто "Персонал", елементът "Приемане, прехвърляне, уволнение".

При наемане или преместване на служител, програмата трябва да посочи датата на приемане, длъжността, единицата и заплатата.

Задаване на потребителски права

За да поддържа тези кадрови документи и заплати, потребителят трябва да бъде включен в съответните групи за достъп. Тази настройка трябва да се направи под акаунт с администраторски права.

От менюто Администриране изберете Настройки за потребители и разрешения.

В този случай потребителят на счетоводителя беше включен в следните групи:

"старши служители"
„Старши калкулатори“.

данъчни облекчения

Помислете за пример за заплати в 1C ZUP за служител, който има дете под 18-годишна възраст. Това данъчно приспадане се конфигурира в секцията Данък върху доходите на картата на служителя.

Въведете нова такса върху стандартните удръжки, като добавите съответното данъчно приспадане.

Изчисляване и изчисляване на заплати и вноски

Важно е да запомните, че първата стъпка е да се направи прием, преместване на персонал и уволнение на служители в програмата. След това се попълват отсъствия на служители (отпуск по болест, отпуски и др.), обработка (извънреден труд). Ако има други начисления (материална помощ, родителски отпуск и др.), те също трябва да бъдат внесени в програмата предварително.

Ако тази последователност бъде нарушена, програмата няма да може да изчисли правилно вноските и данъците.

Сега можете да преминете директно към изчислението и заплатите. В секцията „Заплата“ изберете елемента „Работна заплата и вноски“ или елемента със същото име на подраздел „Създаване“. В първия случай ще видите списък с всички въведени по-рано документи.

След като създадете документ, първата стъпка е да попълните месеца на начисляване и разделението. Датата обикновено е последният ден от месеца, в който е направено изчислението. Изчисляваме документа 1C ZUP автоматично, като щракнете върху бутона "Попълване". Програмата ще избере всички служители на посочения отдел, които трябва да направят начисления.

Начисленията се вземат от тези, които са посочени в документи за персонал (наемане, прехвърляне на персонал).

Когато щракнете върху бутона „Покажи подробности за изчислението“, ще се покажат допълнителни колони, например скоростта на времето и колко действително е отработено. Също така от този документ можете да генерирате фиш за заплати за служител.

Във фиша се показват всички начисления и удръжки, както и въведеното по-рано данъчно облекчение за деца.

Разделът „Обезщетения“ отразява всички обезщетения, които се изплащат за сметка на FSS (например отпуск за отглеждане на дете до 1,5 години). Разделът „Удръжки“ отразява всички удръжки за служители, с изключение на данъка върху доходите на физическите лица (например издръжка).

Разделите „Данък върху доходите на физическите лица“ и „Вноски“ съдържат изчисления съответно за данъка върху доходите на физическите лица и начислените вноски. Ако има споразумения за плащане (например GPC споразумение), те ще бъдат показани в раздела „Споразумения“ с всички необходими данни (ако съответната настройка е активирана в програмата).

Данните от документа "РЗП и вноски" могат да се коригират ръчно при необходимост. В този случай те ще бъдат подчертани с удебелен шрифт.

Преизчисляване на документи за заплати и вноски

Както бе споменато по-рано, преди да създадете документ за заплати и вноски, е необходимо да въведете данни за всички начисления и удръжки на служителите в програмата. Помислете за пример за създаване на такъв документ след.

От менюто Payroll изберете Извънреден труд. Тази функционалност ще бъде налична, ако настройката на раздел Payroll е активирана.

В създадения документ посочете един или повече служители и въведете датите на извънреден труд с броя на отработените часове.

След публикуване на документ „Извънреден труд” в предварително създадената ведомост и вноски ще се появи коментар за необходимостта от преизчисляване.

Всички преизчисления, които трябва да се извършат, ще бъдат показани в меню „Заплата“, подраздел „Услуга“.

Преизчисленията могат да бъдат не само за начисления, но и за удръжки. Те се показват в контекста на служителите, като се посочват периодът на фактуриране, документът за начисляване, който трябва да бъде коригиран, и причините.

За да се вземат правилните управленски решения и стратегическо планиране в съвременните организации, е необходимо постоянно да се анализира голямо количество информация. Програмата "1C: Заплата и персонал на държавна институция 8" (версия 3.1) помага за решаването на този проблем, тъй като нейната функционалност ви позволява да създавате и персонализирате разнообразие от различни форми на отчети.

Нека разгледаме алгоритъма за генериране на отчети, използвайки примера на отчета за заплатите на служителите „Пълен набор от начисления, удръжки и плащания“. Намира се в раздела "Заплата" - раздел "Отчети за заплати" (фиг. 1, фиг. 2).

В прозореца на отчета, който се отваря, първо попълваме периода, за който искаме да получим данни, организация и щракваме върху бутона „Генериране“. (фиг. 3).

В този случай отчетът ще бъде генериран с настройките „По подразбиране“ или с настройките, запазени от потребителя на програмата, който е създал последния отчет.

В нашия пример получихме информация за създаването на Федералната държавна бюджетна институция „Первомай“ за март 2017 г. с групиране по раздели („Начислени“, „Удържани“, „Изплатени“ и др.) и по видове изчисления (по видове начисления, удръжки и плащания).

Да предположим, че имаме нужда от по-сложна структура на отчета за анализ на данните, тоест в допълнение към видовете начисления и удръжки, искаме да видим служители (по редове) и елементи на финансиране (по колони), към които принадлежат получените суми. За да направите това, щракнете върху бутона "Настройки", изберете типа настройка "Разширени" в долната част на диалоговия прозорец, който се отваря, и отворете раздела "Структура" (фиг. 4).

Нека добавим към структурата на отчета за линиите на служител на организацията, за това:

Изберете полето "Тип изчисление" с мишката и щракнете върху бутона "Добавяне" (фиг. 5)

Нов диалогов прозорец ще покаже всички избираеми полета в отчета. Търсим полето “Служител” сред тях и натискаме бутона “Избор” (фиг. 6).

Настройте колоните по същия начин:

Изберете полето "Организация" с мишката и щракнете върху бутона "Добавяне" (фиг. 7)

Новият диалогов прозорец ще покаже отново всички избираеми полета в отчета. Търсим полето „Елемент за финансиране“ сред тях и натискаме бутона „Избор“.

В резултат на това ще получим справка с много повече информация, която можем да използваме за разширен анализ на начислените заплати (фиг. 9). Например виждаме, че Иванов Иван Иванович, служител, работи във Федерална държавна бюджетна институция Первомай на основното си място на работа и на непълно работно време, докато заплатата на основното му място на работа му се начислява от бюджетен източник на финансиране и на непълно работно време от „извънбюджетен” източник.

Струва си да се има предвид, че настройката на структурата на отчетите в програмата "1C: Заплата и персонал на държавна институция 8" (версия 3.1) е гъвкава. Това означава, че можем да изберем всякакви други редове и колони или да променим съществуващите, например да покажем позицията за финансиране ред по ред и да заменим полето „Служител“ с „Индивидуално“ и да го покажем в колоните на отчета (фиг. 10 ).

В новата таблица виждаме, че като заменим „Служител“ с „Физическо лице“, получихме повече обобщени данни за служителя Иванов Иван Иванович, тоест премахнахме анализите в контекста на неговото работно място, основно и част -време работа (фиг. 11).

В случаите, когато отчет с такива настройки се изисква постоянно от счетоводител, той може да бъде запазен. За да направите това, трябва да щракнете върху бутона "Докладвай вариант" - елемента "Запазване на варианта на отчет..." (фиг. 12).

В прозореца, който се отваря, трябва да напишете името на отчета, да посочите на кого ще бъде достъпен такъв отчет и да запишете опцията (фиг. 13).

В бъдеще ще бъде възможно да го отворите, като щракнете върху бутона „Опция за отчет“ и отчетът автоматично ще бъде достъпен бързо от панела за отчети (Отчетите за заплати – отчетът „Пълно обобщение на начисленията, удръжките и плащанията“ – версия на отчета "Резюме на начисленията, удръжките и плащанията (от ПФИ и физически лица) - месечно") (фиг. 14).

В допълнение към използването на настройките на структурата, без да влиза в тях, счетоводителят може да дешифрира произволен номер на отчета, за да направите това, просто щракнете двукратно върху една от клетките и изберете индикатора, който ни интересува в диалоговия прозорец (за например регистратор). Това е много удобно, когато калкулаторът се съмнява в правилността на начисляването, тъй като в този случай той веднага ще види връзка към документа, в който е направено изчислението (фиг. 15, фиг. 16).

По този начин, на примера на отчета "Пълно обобщение на начисленията, удръжките и плащанията", можете да настроите други отчети за заплати и персонал. След като овладеете този прост процес, вие бързо и пълно ще получите аналитична и статистическа информация, която става все по-актуална в бързо нарастващите нужди на счетоводството.

През ноември 2016 г. писахме за прекратяването на подкрепата и необходимостта от преминаване към нова реакция на програми за заплати (), като например:

"Заплата и управление на персонала" версия 2.5;
„Заплата и персонал на бюджетна институция” издание 1.0;
"Лекарството. Заплата и персонал на бюджетна институция, издание 1.0.

Също така в горната статия можете да се запознаете с новите функции на издание 3.1.

Към днешна дата имаме опит в прехвърлянето на програми за заплати в новото издание 3.1 както на самоиздържащите се организации, така и на бюджетните институции.

Преходният опит показа:

Служителите трябва да бъдат обучени. Има функционални промени, има новости, с които специалистът трябва да е запознат, за да започне бързо и ефективно работа. Ние не предлагаме стандартни курсове. Основната задача на обучението е да научите, да приложите основните разлики, иновации на новото издание 3.1 на тестова база с помощта на примери.
За прехода изберете опцията за прехвърляне на данни, препоръчана от компанията 1C „Използвайте нови възможности за записи на персонала и заплати“. Този метод ви позволява да не плъзгате грешките на старата програма в новата програма, намалява броя на грешките при работа в новата програма и намалява количеството необходимо съгласуване на данни.
Ако функционалността е подобрена в старата програма, е необходимо да ги анализирате, да договорите списък с подобрения, които трябва да бъдат внедрени в новото издание, тъй като някои от подобренията са заменени от стандартната функционалност на новото издание. Извършете тестова миграция, за да анализирате качеството на миграцията на данните поради променената конфигурация.
Най-оптималният преходен период е началото на годината, като данните се прехвърлят към 1 януари. В старата програма годината е закрита, ако е възможно се правят всички плащания на заплати, за да няма пренасяне на данък върху доходите на физическите лица. Преходът в началото на годината ви позволява да прехвърляте салда и да не прехвърляте данни за начислени заплати, данъци и вноски, документи за персонал за целия период на текущата година преди прехода, което намалява размера на проверката на прехвърлените данни.